Legal! É interessante observar sua experimentação através de suas perguntas. Como você descobrirá, as tags são poderosas e podem ser usadas de várias maneiras, mas a interface de gerenciamento de tags é um pouco confusa às vezes.
Quanto a (1) Na minha experiência, tem sido bom ser flexível com as tags ao permitir que os usuários as adicionem. Você só precisa cuidar delas regularmente para que nenhuma tag permaneça em “Outras tags”, mas todas sejam categorizadas ou excluídas. Você e seus moderadores também podem ajudar a garantir que os tópicos sejam marcados corretamente. Isso não consome muito tempo (dependendo do tamanho do seu site, é claro) e é útil para entender como o site está sendo usado. Você pode então usar um tópico em Site feedback para guiar seus membros sobre como você quer que eles usem as tags.
Com (2) você poderia usar um modelo de categoria para solicitar aos usuários que forneçam as informações de forma estruturada no tópico, pelo menos, e também para adicionar tags, se eles estiverem dispostos. Se não, você e seus moderadores podem ajudar a fazer isso acontecer.
Com (3) você pode limitar tags ou grupos de tags a várias categorias. Você já tentou?
Se você estiver se sentindo ambicioso, pode dar uma olhada em Custom Wizard Plugin 🧙, que oferece a capacidade de criar formulários. Mas isso pode ficar complicado rapidamente!