Olá Jennifer. 
Duas ideias vêm à mente, mas não conheço os detalhes do modelo que você está usando, então provavelmente você vai querer experimentar com elas.
Use um modelo em um PM
As configurações relevantes seriam:
Esse modelo de evento único apareceria no calendário para você e qualquer outra pessoa no PM, mas não seria exibido para mais ninguém.
Use o componente Reply Template
Eu me pergunto se você poderia usar Reply Template para produzir um modelo reutilizável. Aqui está um exemplo, com uma demonstração ao vivo logo após:
[wrap=template key="event-template" action="create" title="New Event"]
## Event Details
[event start="2023-07-07 10:00" end="2023-07-07 14:00" status="public"]
[/event]
## Description
...
[/wrap]
Você poderia colocar isso em um PM ou em uma categoria apenas para a equipe e usá-lo para criar novos tópicos rapidamente.