Olá 
e bem-vindo ao Discourse Meta 
Só quero reiterar o que outros disseram. Você pode conseguir praticamente o que descreveu através de Mensagens Privadas (PMs) e tags. Eu tenho uma caixa de entrada de trabalho pessoal configurada que faz isso. Tenho várias auto-PMs que funcionam como uma página de capa para outras PMs. Eu uso tags como subpastas, mas ainda melhores, porque algumas postagens podem estar em mais de uma tag. Eu tenho links para o que preciso em minhas ferramentas de auto-PM na minha caixa de entrada no menu personalizado da barra lateral.
Se o seu fórum tiver menos de 50 usuários, categorias ou subcategorias de usuários seriam gerenciáveis. Qualquer número maior provavelmente começará a ficar difícil de gerenciar.