You can now send a PM to an email address, even if the user does not exist on your site! Email addresses sent to in this way will become staged users, and will have full access to their PM history if they sign up for the site.
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But only if they have staged users enabled in the admin site settings.
I love this feature and look forward to using it.
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Yes! This is awesome. As a result of it I have started using Discourse with the Assigned plugin to manage my client todo list. Thanks, @nbianca!
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Sorry if this should be obvious, but I don’t seem to grasp the magnificence of this new feature. Could you say a few words about how exactly you are using it?
@pfaffman is probably talking about the whole package involving personal messages, staged users and assigned plugin. This particular topic talks about a feature that adds some magic to that by letting you send a PM to someone by email even if they are not yet signed up. It creates a staged user with that email address and they will then have full access to the PM history if they sign up later. That’s pretty cool.
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Yes, but what can you do with it? Do you have a use case?
I guess it means you can include anybody in a personal conversation on your forum? But will they subsequently receive all replies in that private topic?
I now found this:
but I’m still trying to grasp how it works in practice. Because if you are one person who wants to contact another person who is not a member, you might as well just send them an email, no? So the advantage is that (a) you can include the non-member in a conversation among several non-members (right?) and (b) even if it’s just yourself and the other, the advantage is that you are pulling them into the forum?
Sure - what you’re describing is possible. They will indeed get an email for all replies in that private topic. They can participate fully by email. If and when they join up later they will see the full history there in their messages. If they cc other people in a reply, it also creates staged users for them or includes them if they already exist.
For me, the opportunity is more in the ability to use discourse messages as a support portal or CRM. You just set up a discourse group with an email address and use that group to field inquiries and to manage them. With this feature you can also start the conversation yourself via discourse PM, without having to go to email. Because it’s all in discourse, you can work with your team to delegate who follows up etc etc. I believe the discourse @team group works this way now.
I don’t use it this way yet because there are still some quirks to messages (and group messages in particular) that I’d like to see resolved first. Also, PM tagging is on the roadmap and when that happens will make it easier to manage messages.
Another very real concern and reason to be careful with starting emails via PM is that the email looks like a discourse notification, and uses the discourse FROM email address for matching replies. For people not already signed up this will be unfamiliar, disconcerting and likely unwelcome.
There’s alot of magic here and it’s very exciting - but more testing by more people is going to be needed to work out the kinks and make sure it all works in a predictable way for everyone involved. So it’s good you’re raising these questions. I hope you also go test. 
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Yes, that was one of the uses I had in mind. Or rather, a specific variation of “customer management”: management of conference/workshop participants (in an academic context, but I guess it can be applied to any conference). My experience is that at the end of a workshop or smaller conference, there is often an urge to “keep in touch” and perhaps someone sets up an email list, or a group on Facebook or LinkedIn. So my idea was to setup that communication platform already before the conference even takes place and use it to communicate with participants (program updates, accomodation and transport tips, menu options and what not).
One of the many advantages of that is that if someone signs up late(r) all the information sent out previously is still there for them to go through (which doesn’t mean that people will look at it, though). Another is obviously that the organizing team can jointly handle those communications and incoming queries.
So that’s what I did earlier this year. I set up a discourse forum for my conference participants (or, if you wish: I organized a conference to start off my discourse forum 
). The problem is (was?), that I had to ask all participants to join the forum (or rather: to accept my invitation) and several people did not understand that, ignored it or forgot about it. So I had to remind them and I actually lost one participant who simply refused to sign up. 
So this new feature might help address that challenge, although it would mean that the communications would have to be limited to a single private topic (right?) and if someone replies to a message, everyone will get the reply (right?), which is precisely the kind of thing I was trying to avoid by using discourse (I used a restricted category with all participants were watching_first_post).
Another use case that just came to my mind was this: does this feature mean that I can basically use my (any!) discourse forum as my email client? In some email conversations I really miss discourse’s quoting feature… By using discourse PMs, my interlocutor will probably still use ordinary email, but at least I can quote with ease. 
But you are right with this, of course:
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흥미롭네요. 그 사용자가 가입하면 초대된 사용자에 포함되나요?
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아니요, 그렇지 않습니다. 스테이징된 사용자가 이메일을 받는 것과 가입 사이에 직접적인 상관관계를 파악하는 방법은 없습니다.
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그래도 흥미로운 아이디어네요. @sam 에게 알려드릴게요.
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스테이지된 사용자를 이렇게 암묵적으로 초대된 것으로 취급하는 데에는 반대하지 않습니다.
@techAPJ가 초대 시스템을 작업 중이니, 현재 진행 중인 변경 사항을 마무리한 후 이 작업이 얼마나 복잡한지 조사해 볼 수 있을 것입니다.
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새 주제로 링크를 만들어 보려 했더니 "리소스를 볼 권한이 없습니다"라는 메시지가 떴습니다. 이유가 무엇인지 모르겠어서 그냥 아래에 내용을 올립니다.
관리자인 제가 이 기능을 사용해 다양한 사람들을 토론에 초대할 수 있게 되어 기대가 큽니다. 하지만 사이트의 모든 사용자가 원하는 사람을 마음대로 초대할 수 있게 되면, 제가 원하는 반폐쇄형 커뮤니티를 유지하기가 어려울까 봐 조금 걱정도 됩니다. 이 기능이 활성화되면 누구나 커뮤니티(또는 커뮤니티 내 개인 메시지)에 참여할 수 있게 되어, 제가 설정해 둔 통제 기능이 무력화될까 우려됩니다.
그룹별로 이 기능을 활성화/비활성화할 수 있는 방법이 있을까요? 예를 들어, 관리자나 스태프만 이메일 주소로 개인 메시지를 보낼 수 있도록 제한하는 것은 가능할까요?
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사이트를 비공개로 유지하기 위해 어떤 사이트 설정을 사용하고 계신가요? 사용자 승인 기능이 활성화되어 있나요? 사이트 설정에 대해 좀 더 자세한 정보가 필요할 것 같습니다.
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아, 방금 신뢰 수준 설정에 이 기능을 위한 설정이 있다는 걸 발견했어요. "이메일 메시지 전송 최소 신뢰 수준"이라는 항목이 있더라고요:
그래서 제 문제는 해결된 것 같네요. 감사합니다!
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(아, 제가 이 글을 쓰는 동안 당신 스스로 이 사실을 발견하셨네요. 그래도 여기서 공유해 보겠습니다.)
저는 항상 단계별 사용자(staged users)를 활용하여, 로그인할 의사가 없더라도 이메일에는 응답하는 사람들로부터 참여를 이끌어낼 수 있는 가능성에 매료되어 왔습니다. 예를 들어, 인권과 국제 개발 분야에서는 새로운 플랫폼을 배우는 데 관심이 없거나, 모든 곳에 로그인하거나 여러 포럼에서 온 이메일 요약 내용을 읽고 후속 조치를 취할 시간이 너무 바쁜 수많은 사상 지도자(thought leaders)들이 있습니다. 결국 저는 포기하고, 이는 토론 소프트웨어 플랫폼의 많은 의도를 우회하는 것이며, 지원되지 않는 우회 방법일 뿐 아니라 예상치 못한 결과를 초래할 수 있기 때문에 너무 강하게 시도할 가치가 없다는 결론에 도달했습니다.
초대 시스템을 사용하는 것이 훨씬 낫습니다. 이 시스템은 지원되며, 사람들을 초대하고 보안 카테고리에 대한 접근 권한을 부여하며, 그들이 참여하기를 원하는 특정 주제로 바로 이동하도록 하는 데 있어 상당히 강력한 기능을 제공합니다. 초대받은 사람이 전체 계정을 설정하는 것은 빠르고 쉬우며, 이를 통해 플랫폼을 통해 더 완전하고 직접적으로 참여할 수 있습니다.
그럼에도 불구하고, min trust to send email messages 설정을 사용하여 이 기능을 사용할 수 있는 사람을 제한할 수 있습니다. 이 값을 4로 설정하고(이것이 기본값입니다), PM을 통해 이메일 주소를 보내고 단계별 사용자를 생성할 수 있을 정도로 신뢰할 수 있는 사람을 제외하고는 누구에게도 해당 신뢰 수준을 부여하지 마세요. TL4(신뢰 수준 4)는 어쨌든 관리자 수준에 가까운 권한이므로, TL4를 가진 사람은 이미 당신의 사이트에서 매우 신뢰할 수 있는 회원이어야 합니다.
또한 allow changing staged user tracking 관리자 설정이 있습니다. 이는 관리자로서 단계별 사용자의 알림 설정을 관리할 수 있게 해준다고 합니다. 저는 아직 시도해 보지 않았지만, 만약 이 기능이 광고된 대로 작동한다면, PM을 통해 이메일 주소를 보내어 단계별 계정을 생성한 후, 단계별 사용자의 알림을 편집하여 그들이 이메일을 받고 응답할 수 있도록 특정 카테고리나 태그를 지켜보게 할 수 있습니다. 또한 카테고리 이메일 주소를 설정하고 그들에게 제공함으로써, 단계별 사용자가 새 주제를 시작할 수 있도록 할 수도 있습니다.
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아, 네, 한 가지 옵션은 이미 찾아냈지만 다른 하나는 못 찾았거든요. 그래서 그 부분을 짚어주셔서 감사합니다. 또한 이메일 기반 참여와 커뮤니티 전체 참여에 대한 당신의 관점도 감사드립니다. 제가 구축하려는 커뮤니티와 상호작용하고 싶어 하거나, 제가 그분들과 교류하고 싶어 하는 사람들이 새로운 플랫폼에 가입하는 데 주저할 수 있다고 생각하기 때문이죠. 그래서 그 부분에 대한 당신의 경험을 들을 수 있어서 기쁩니다.
감사합니다!
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