Isso soa como se mensagens em grupo pudessem ser mais adequadas para você, ou seja, as aplicações são feitas enviando uma mensagem para um grupo em vez de criar um tópico em uma categoria, e apenas os membros desse grupo (mais o remetente) podem ver as mensagens.
Infelizmente, modelos de formulário não estão disponíveis para mensagens em grupo. Acho que perguntei sobre isso no contexto de solicitações de suporte, alguém perguntou, mas não sei se isso é algo planejado para o futuro.
Isso foi discutido em outros tópicos, por exemplo, #4 (e respostas subsequentes) em Offering "private support" as part of a public support community, onde minha impressão foi que eles não querem fazer isso, pois adicionaria muita complexidade às permissões de categoria para algo que já existe com mensagens em grupo.
Também é mais flexível com mensagens em grupo porque os participantes podem ser adicionados/removidos conforme apropriado. Por exemplo, se estiver recrutando para uma função técnica, você pode ter as aplicações indo para um grupo de RH e, depois que eles fizerem verificações de sanidade na aplicação, eles podem adicionar o grupo técnico relevante como participante.
Eu definitivamente gostaria de ver os modelos de formulário estendidos para mensagens em grupo eventualmente para cenários como esses.