Что вы имеете в виду под «приватной темой»?
У нас есть «личные сообщения», но понятия «приватная тема» не существует.
Кстати, то, как вы описываете работу системы, точно соответствует тому, как мы используем сам meta. Письма на наш адрес поддержки поступают в личные сообщения в групповой почтовый ящик — утечки в публичный доступ нет.
Похоже, у вас что-то настроено неправильно.