Fixamos tópicos informativos nas respectivas categorias; no meu caso, tínhamos assuntos complexos para discutir, então os dividimos em tópicos separados para facilitar a compreensão e a discussão.
Correto, o método que prescrevi também não funciona bem com grupos privados…
Considerando tudo… talvez você possa automatizar este fluxo de trabalho, via Discourse Automation. Configure-o para que, quando um usuário entrar em um grupo, ele receba uma mensagem privada com um link para o tópico que você deseja que ele leia…?