Monika, se considera muy mala etiqueta mencionar (@) a personas, especialmente a aquellas que no están involucradas en el tema. Todos estamos ocupados, algunos más que otros. Ten en cuenta que las personas pueden recibir notificaciones en horarios inapropiados. Usa esa función con responsabilidad.
Respecto a tu problema, existen algunos grupos generados automáticamente que podrías utilizar, por ejemplo, trust_level_0 incluye a todas las personas con una cuenta y es gestionado por Discourse mismo, por lo que no es necesario agregar a cada persona individualmente. Otorgar permisos a ese grupo y excluir a ‘todos’ evitará que los usuarios anónimos vean esa categoría.
Si necesitas algo más personalizado porque tienes una mezcla de miembros, algunos de los cuales no deseas habilitar para esta categoría, es posible que debas crear un grupo solo con el personal de la empresa. Tendrás que gestionar manualmente la membresía de ahora en adelante, pero una vez configurado, será menos trabajo mantenerlo. Sin embargo, deberás recordar incorporar a las personas cuando corresponda.