Ciao Jennifer. 
Mi vengono in mente due idee, ma non conosco i dettagli del template che stai utilizzando, quindi probabilmente vorrai sperimentare con essi.
Utilizza un template in un PM
Le impostazioni pertinenti sarebbero:
Quel singolo template di evento apparirebbe sul calendario per te e per chiunque altro nel PM, ma non sarebbe visibile a nessun altro.
Utilizza il componente Reply Template
Mi chiedo se potresti usare Reply Template per produrre un template riutilizzabile. Ecco un esempio, con una demo live subito dopo:
[wrap=template key="event-template" action="create" title="New Event"]
## Event Details
[event start="2023-07-07 10:00" end="2023-07-07 14:00" status="public"]
[/event]
## Description
...
[/wrap]
Potresti inserirlo in un PM o in una categoria riservata allo staff e usarlo per creare rapidamente nuovi argomenti.