Quizás Notas de Usuario de Discourse podrían ayudar.
Además, podrías incluir la información que deseas en campos personalizados de usuario que sean obligatorios al abrir la cuenta. También podrías usar un campo personalizado que solo fuera para el personal para marcar quién está procesando.
Creo que también podrías usar su dirección de correo electrónico para agregarlos a un grupo que podría ayudar a automatizar las cosas.