Talvez Notas do Usuário do Discourse ajudem.
Além disso, você pode incluir as informações que deseja nos campos personalizados do usuário que são obrigatórios ao abrirem a conta. Você também pode usar um campo personalizado que era apenas para a equipe, que você poderia usar para marcar quem está processando.
Eu acho que você também pode usar o endereço de e-mail deles para adicioná-los a um grupo que poderia ajudar a automatizar as coisas.