Auf den ersten Blick sehe ich jedenfalls keine Möglichkeit, einen Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen. Möglicherweise benötigen Sie ein anderes Tool, um dies zu ermöglichen. Wenn Sie sich für ActiveCampaign entschieden haben, müssen Sie möglicherweise zu Enterprise wechseln oder mit einem benutzerdefinierten Plugin selbst hosten.
Die anderen Teile Ihres Problems, nämlich dass Mitglieder von Gruppen Zugriff auf Kategorien haben sollen, werden unter How to set / configure private / closed group access, membership and visibility beschrieben.