Вы можете ознакомиться с Discourse Private Replies, что отчасти (но не полностью) решает вашу задачу. Возможно, вы сможете доработать этот плагин самостоятельно или нанять кого-то для его модификации под ваши нужды.
Мне кажется, что использование компонента темы для скрытия кнопок ответов от всех, кроме сотрудников и автора, может быть более простым решением, но я не уверен на 100%.