あなたのユースケースを少しだけ理解できるようになってきたと思います。私の状況とそれほど違わないですね。主な違いは、私たちのヘルプデスクチームは約5人で構成されていること（スタッフの出入りにより年間を通じて増減します）で、それ以外の150人以上のスタッフに対しても、Discourseのグループメッセージングの使用は控えるように促している点です。代わりに、プライベートカテゴリを使用しています。また、ヘルプデスクへの対応を支援するために、時折特定の同僚をメッセージに招待しています。
その理由は、人々がDiscourseのグループメッセージングをメールと混同しがちだからです。似ているとはいえ、異なる部分も十分にあるため、混乱したり、少しイライラしたりすることがあります。とはいえ、グループメッセージングは改善されており、私もその仕組みや有効な活用方法について理解が深まっています。そのため、将来的には組織内での利用範囲を広げるかもしれません。
最近、ヘルプデスクの業務を同僚に委譲し、自分の通知レベルを「ウォッチ」から「トラッキング」に変更しました。「ウォッチ」にすると、グループメッセージに複数の人が返信し始めると、通知（そしてもしかすると頭の中も）が爆発してしまうほど多くなりすぎることが分かりました。
現在、私は1日1〜2回、グループの受信トレイとアーカイブを確認し、まだ見ていないメッセージの横にある青いドットを探すようにしています。これで非常にうまくいっています。メッセージをサンプリングチェックし、必要に応じてフォローアップを追加できます。同僚がウィスパーで私をメンションしたり、メッセージを私に割り当てたりすると、より素早く対応できます。また、同僚はさらに他の人をメッセージに追加して対応を依頼することもできます。
100人以上がグループメッセージの監視を想定している場合、彼らにメッセージをトラッキングさせ、アーカイブを確認するよう促すことも一案です。
もう一つのアイデアとして、回答やアーカイブ処理を主に担当する人々を分離するための追加グループを作成する方法もあります。100人を1つのグループにまとめるのは、責任感や参加意識を持たせる観点から、そもそも多すぎます。私たちは150人以上の「全社員」グループを1つ持っていますが、これはアナウンスや、いくつかのプライベートカテゴリへのアクセス付与にしか実際に使用していません。