こんにちは！私は教育フォーラムの運営を担当しており、学生が特定の課題に関する質問をスタッフに直接メッセージで送れるサポートグループを設けています。
最近、グループ内のメッセージのほとんどがアーカイブされ、通常のグループ受信トレイに表示されなくなっています。「アーカイブ」のツールチップには「メッセージを自分のアーカイブに移動」と表示されていますが、実際にはグループ全体のメッセージがアーカイブされてしまいます。
グループメッセージのアーカイブ機能を無効にする、またはこの操作をスタッフメンバーに限定する方法はありますか？
追記：補足すると、スタッフメンバーがメッセージを確認・返信後にアーカイブしていると考えています。しかし、他の100人以上のスタッフメンバーがスレッドを閲覧できるように、スレッドを開いたままにしたいと考えています。
もしかして、グループメッセージングではなく、プライベートカテゴリをお望みでしょうか？グループメッセージングは、解決後にメッセージがアーカイブされるヘルプデスクのようなシナリオに最適だと考えています。
これは新機能の必要性というよりも、これらのメッセージを処理するためのプロセスへの準拠の必要性のように聞こえます。
ここでは、ホスティング顧客へのサポート対応のためにグループ受信トレイを使用しており、メッセージが処理された際にアーカイブしています。ただし、別の返信があると、そのメッセージは受信トレイに再び表示されます。
役立つかもしれない考えをいくつか挙げます。
また、@tobiaseigen さんが提案したように、プライベートカテゴリを使用することも検討できます。
お役に立てれば幸いです！
検討はしましたが、学生が他の学生が投稿したヘルプメッセージを見られないようにする必要があります（これらの投稿には課題の内容が含まれることが多く、共有できないためです）。AFAIK、ユーザーがトピックを投稿し自分の投稿は閲覧できるが、特定の信頼レベルに達していない限り他の投稿を閲覧したり関与したりできないように設定する非公開カテゴリの仕組みは存在しません。
それは知りませんでした。ありがとうございます！
スタッフの一部（私も含め）はこの機能を利用していますが、多くのスタッフは活動が少なく、通知レベルを低く設定しています。アーカイブの問題は比較的最近発生したものであり、通知レベルを低く設定しているスタッフにどの程度影響しているかはまだわかりません。確認してみます 
あなたのユースケースを少しだけ理解できるようになってきたと思います。私の状況とそれほど違わないですね。主な違いは、私たちのヘルプデスクチームは約5人で構成されていること（スタッフの出入りにより年間を通じて増減します）で、それ以外の150人以上のスタッフに対しても、Discourseのグループメッセージングの使用は控えるように促している点です。代わりに、プライベートカテゴリを使用しています。また、ヘルプデスクへの対応を支援するために、時折特定の同僚をメッセージに招待しています。
その理由は、人々がDiscourseのグループメッセージングをメールと混同しがちだからです。似ているとはいえ、異なる部分も十分にあるため、混乱したり、少しイライラしたりすることがあります。とはいえ、グループメッセージングは改善されており、私もその仕組みや有効な活用方法について理解が深まっています。そのため、将来的には組織内での利用範囲を広げるかもしれません。
最近、ヘルプデスクの業務を同僚に委譲し、自分の通知レベルを「ウォッチ」から「トラッキング」に変更しました。「ウォッチ」にすると、グループメッセージに複数の人が返信し始めると、通知（そしてもしかすると頭の中も）が爆発してしまうほど多くなりすぎることが分かりました。
現在、私は1日1〜2回、グループの受信トレイとアーカイブを確認し、まだ見ていないメッセージの横にある青いドットを探すようにしています。これで非常にうまくいっています。メッセージをサンプリングチェックし、必要に応じてフォローアップを追加できます。同僚がウィスパーで私をメンションしたり、メッセージを私に割り当てたりすると、より素早く対応できます。また、同僚はさらに他の人をメッセージに追加して対応を依頼することもできます。
100人以上がグループメッセージの監視を想定している場合、彼らにメッセージをトラッキングさせ、アーカイブを確認するよう促すことも一案です。
もう一つのアイデアとして、回答やアーカイブ処理を主に担当する人々を分離するための追加グループを作成する方法もあります。100人を1つのグループにまとめるのは、責任感や参加意識を持たせる観点から、そもそも多すぎます。私たちは150人以上の「全社員」グループを1つ持っていますが、これはアナウンスや、いくつかのプライベートカテゴリへのアクセス付与にしか実際に使用していません。