Attualmente utilizziamo i Workflows in modo piuttosto esteso nella nostra community di Discourse, e stanno diventando una parte davvero utile del nostro onboarding e della gestione degli eventi.
La nostra community conta oltre 9.000 utenti registrati e molti diversi gruppi di peer support online e locali, quindi l’automazione ci aiuta molto.
Ecco alcuni dei workflow che utilizziamo attualmente:
Onboarding personalizzato
Gli utenti nuovi di zecca ricevono messaggi personali automatici dopo la registrazione.
Il contenuto dipende dagli interessi selezionati durante la registrazione (ad esempio gruppi di peer support, eventi, il nostro caffè virtuale, body doubling o scambio scritto).
Qualche giorno dopo, ricevono un secondo messaggio di check-in con informazioni aggiuntive e aiuto per iniziare.
Promemoria per gli eventi
Utilizziamo un workflow pianificato che verifica ogni 15 minuti gli eventi che iniziano in circa 24 ore.
Gli utenti che hanno selezionato Parteciperò o Interessato ricevono un promemoria personale con il titolo dell’evento, la data, l’ora e un link per tornare all’evento.
Abbiamo anche alcuni gruppi con i propri workflow di promemoria, quindi il workflow generale esclude quegli utenti per prevenire promemoria duplicati.
Istruzioni per alfaview sensibili al contesto
Molti dei nostri gruppi di peer support online si riuniscono tramite alfaview, mentre altri eventi si svolgono tramite Zoom o localmente.
Verifichiamo quindi se il post dell’evento contiene un link alfaview.
Se è presente un link alfaview, il promemoria delle 24 ore include automaticamente una guida passo-passo espandibile che spiega come entrare nella sala d’attesa e quindi selezionare la sala riunioni corretta, inclusa una screenshot.
Se non c’è un link alfaview, viene inviato il promemoria normale senza queste istruzioni.
Questo significa che non dobbiamo mantenere elenchi di gruppi “online” e “offline”.
Onboarding per le videoconferenze
Utilizziamo anche i workflow basati su moduli come un breve passo di onboarding prima che gli utenti accedano per la prima volta alle nostre sale di videoconferenza.
Gli utenti ricevono istruzioni che spiegano come funziona la struttura delle nostre sale alfaview. Dopo averle lette, possono scegliere se vogliono vedere di nuovo le istruzioni la prossima volta.
Se scelgono di non vederle di nuovo, il workflow li aggiunge a un gruppo di marcatori. Il nostro componente tematico utilizza quindi quell’appartenenza al gruppo per mostrare il link diretto alla videoconferenza invece del modulo di onboarding.
Notifiche specifiche per gruppo
Utilizziamo i workflow per notificare ai membri di gruppi specifici nuovi eventi e riunioni imminenti.
Questo è particolarmente utile per i gruppi di peer support, dove vogliamo che i membri ricevano una notifica indipendentemente dal fatto che visitino regolarmente il forum.
Ciò che mi piace particolarmente dei Workflows è che possiamo combinare moduli, query SQL, gruppi, controlli pianificati e messaggi personali.
Ci sono ancora alcune cose che mi piacerebbe vedere in futuro. Un esempio sarebbe una migliore integrazione con il calendario: idealmente, quando qualcuno seleziona Parteciperò per un evento, ci piacerebbe inviar loro automaticamente un’email con allegato un file calendario .ics.