Eu configuraria um grupo Keyholder que exige que as pessoas solicitem associação. Em seguida, criaria uma categoria que é visível para todos, mas apenas os Keyholders podem responder aos tópicos. Em seguida, criaria um tópico com o calendário da sala na primeira postagem. Dessa forma, todos podem ver o calendário, mas apenas os Keyholders podem adicionar eventos a ele. Isso não é ideal porque você tem uma categoria inteira dedicada a controlar o acesso a um tópico. 
Não tenho certeza se isso é possível com o plugin Calendar. Ele não rastreia realmente eventos sobrepostos, então a única coisa que impede as pessoas de reservar equipamentos fora do horário adequado é depender das pessoas verificarem manualmente o calendário. Além disso, as pessoas que reservam equipamentos têm a função Keyholder? Se não, isso pode tornar o bloqueio delas de responder um problema.
Dado que você precisa de outro calendário com outra função, estou me perguntando se você não estaria melhor confiando no sistema de honra do que tentando configurar um sistema para impor as regras. Então você teria uma categoria aberta para todos os calendários e um tópico para cada calendário específico. Talvez atribuir pessoas a grupos para que as pessoas possam acompanhar quem é quem e usar a pressão social para impedir que pessoas não autorizadas reservem salas e equipamentos. Mas não tentar restringir as pessoas usando software.
Veja também:
Eu tentaria isso e, se não conseguir fazer funcionar, talvez procure ajuda no Marketplace.