El plugin de Temas Privados es brillante para esto, pero tiene una debilidad importante: solo puede permitir un usuario por Tema. Esto significa que no puedes añadir otros usuarios al Tema sin revelarles todos los temas de esa categoría.
La solución es convertir ese Tema a un MP (Mensaje Privado), o si es apropiado moverlo a una ubicación más abierta. Pero sería genial poder especificar otros usuarios (y/o grupos) que puedan acceder a ese tema específico. Requeriría una solución bastante compleja, creo.
Usar el sistema de MP para este caso de uso es bastante potente y flexible (y permite incorporar a otros usuarios); sin embargo, también tiene una debilidad importante: está aislado del Foro propiamente dicho. Esto es un problema mucho mayor en sitios más pequeños sin personas dedicadas a gestionar el flujo de trabajo de soporte, ya que tiende a notificar en exceso o a quedar enterrado.