Esto suena a que la mensajería grupal podría ser más apropiada para ti, es decir, las solicitudes se realizan enviando un mensaje a un grupo en lugar de crear un tema en una categoría y solo los miembros de ese grupo (más el remitente) pueden ver los mensajes.
Desafortunadamente, las plantillas de formularios no están disponibles para la mensajería grupal. Creo que pregunté sobre esto en el contexto de las consultas de soporte, alguien lo hizo, pero no sé si es algo que se planea para el futuro.
Esto se ha discutido en otros temas, por ejemplo, #4 (y las respuestas posteriores) en Offering "private support" as part of a public support community, donde mi impresión ha sido que no quieren hacerlo, ya que agregaría mucha complejidad a los permisos de categoría para algo que ya existe con la mensajería grupal.
También es más flexible con la mensajería grupal porque los participantes pueden agregarse o eliminarse según corresponda. Por ejemplo, si se está reclutando para un puesto técnico, las solicitudes podrían ir a un grupo de RR. HH. y, una vez que hayan realizado verificaciones de cordura de la solicitud, podrían agregar el grupo técnico relevante como participante.
Definitivamente me gustaría ver que las plantillas de formularios se extiendan a la mensajería grupal eventualmente para escenarios como estos.