Похоже, что групповые сообщения могут быть более подходящим вариантом для вас: то есть заявки отправляются в виде сообщения в группу, а не создаются как тема в категории, и видеть сообщения могут только участники этой группы (плюс отправитель).
К сожалению, шаблоны форм недоступны для групповых сообщений. Кажется, я спрашивал об этом в контексте запросов в службу поддержки, кто-то тоже задавал этот вопрос, но я не знаю, планируется ли это реализовать в будущем.
Это обсуждалось в других темах, например, в #4 (и последующих ответах) по адресу Offering "private support" as part of a public support community. По моим наблюдениям, они не хотят этого делать, так как это значительно усложнит права доступа к категориям для функции, которая уже доступна через групповые сообщения.
Кроме того, групповые сообщения более гибкие, поскольку участников можно добавлять или удалять по мере необходимости. Например, при найме на техническую должность заявки могут направляться в группу HR, а после проведения ими базовой проверки к группе можно добавить соответствующую техническую группу.
Я бы определённо хотел, чтобы в будущем шаблоны форм были расширены и для групповых сообщений в подобных сценариях.