Am 17. September haben wir Exploring Discourse Workflows moderiert, einen praktischen Einblick darin, wie Communities mit Discourse Workflows mehrstufige Prozesse direkt in Discourse automatisieren können.
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Workflows sind visuelle Automatisierungen, die auf Ereignisse in deiner Community reagieren und daraufhin Aktionen ausführen.
In ihrer einfachsten Form kannst du sie als Auslöser → Aktion → Ergebnis verstehen.
Komplexere Workflows können Bedingungen, Verzweigungen, gespeicherte Daten, KI, geplante Aktionen und Verbindungen zu externen Diensten hinzufügen.
Während der Session haben wir die grundlegenden Bausteine eines Workflows aufgegliedert, einschließlich:
- Auslöser: Was den Workflow startet, z. B. ein neues Thema, ein geplanter Termin oder ein eingehender Webhook
- Bedingungen: Regeln, die bestimmen, welchen Pfad der Workflow nehmen soll
- Aktionen: Was Discourse als Nächstes tun soll, z. B. einen Beitrag erstellen, ein Abzeichen zuweisen, jemanden benachrichtigen oder eine externe API aufrufen
- Steuerungselemente und Hilfsfunktionen: Zusätzliche Bausteine, die helfen, komplexere Automatisierungen zu verknüpfen und zu verwalten
Wir haben auch einige Funktionen erkundet, die besonders nützlich sind, wenn sie kombiniert werden: KI-Kategorisierung, Datentabellen und Gruppenautomatisierung. Diese können Communities helfen, Inhalte zu klassifizieren, Informationen zu speichern, die ein Workflow später benötigt, und Benutzer basierend auf definierten Bedingungen zu leiten oder zu verwalten.
Workflows in Aktion
Ein großer Teil der Session konzentrierte sich darauf, über die Bausteine hinauszugehen und sich mit tatsächlichen Community-Problemen zu befassen, die automatisiert werden könnten.
Einige Beispiele waren:
- Automatisierte Berichte und Nachfassaktionen: Wiederkehrende Data-Explorer-Abfragen ausführen, die Ergebnisse zusammenfassen und Berichte für verschiedene Teams erstellen.
- Die richtige Frage zur richtigen Person bringen: Erkennen, worum es in einem neuen Thema geht, und es an die Person oder Gruppe weiterleiten oder eskalieren, die am besten geeignet ist, darauf zu antworten.
- Unbeantwortete Diskussionen abschließen: Themen finden, die noch Aufmerksamkeit benötigen, Menschen daran erinnern, Lösungen zu markieren, oder Gespräche eskalieren, die weiterhin ungelöst bleiben.
Wir haben auch demonstriert, wie mehrere Bausteine in einer einzigen Automatisierung zusammenarbeiten können. Zum Beispiel kann ein Workflow Informationen aus einer Datentabelle zusammen mit KI nutzen, um zu bestimmen, welche Fachperson eine Frage erhalten sollte. Geplante Workflows können auch Data-Explorer-Abfragen ausführen, die Ergebnisse zusammenfassen und wiederkehrende Berichte in ein Thema oder einen Chat senden.
Beginne mit dem Problem, nicht mit den Knoten
Eines der wichtigsten Ergebnisse der Session war, dass man nicht damit beginnen muss, jeden verfügbaren Workflow-Knoten zu verstehen.
Stattdessen sollte man mit dem beginnen, was man verbessern möchte.
Stelle dir folgende Fragen:
Was löst es aus?
Ist es ein neues Thema? Ein Zeitplan? Eine Benutzeraktion? Etwas aus einem anderen System?
Was sollte Discourse prüfen?
Inhalte? Ein Benutzer oder eine Gruppe? Ein Abfrageergebnis? Informationen, die früher im Workflow gespeichert wurden?
Was sollte als Nächstes passieren?
Sollte etwas getaggt, gesendet, aktualisiert, weitergeleitet, verzögert, erinnert oder eskaliert werden?
Falls du dir noch nicht sicher bist, was du automatisieren würdest, haben wir vier Orte geteilt, an denen man nach Ideen suchen kann:
- Die Wiederholung: Was machst du oder dein Team immer wieder?
- Die Reibung: Was passiert nicht so, wie du es möchtest?
- Die Idee: Was hat eine andere Community getan, bei dem du dir gedacht hast: „Oh, das ist klug?“
- Das Ungewöhnliche: Könnte Automatisierung eine nützliche Erinnerung, einen Freischaltmechanismus, eine Konsequenz, ein Spiel oder sogar einen Insider-Witz schaffen?
Nicht jeder Community-Prozess kann heute mit Workflows automatisiert werden, und wir haben auch einige aktuelle Einschränkungen und Ideen für zukünftige Erweiterungen besprochen. Aber das Ziel besteht nicht unbedingt darin, alles zu automatisieren. Es geht darum, die wiederkehrenden, leicht zu übersehenden oder zeitaufwändigen Prozesse zu identifizieren, bei denen die Automatisierung den Betrieb deiner Community etwas erleichtern könnte.
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