Existem várias coisas que podem estar dando errado no seu site, e ajudar você vai ser um jogo de “caça-a-toupeira” para o resto de nós.

Minha sugestão para você seria reverter muitas das configurações do site que você alterou para o padrão e ver como as coisas vão. Para a maioria das comunidades, os padrões são perfeitamente adequados e você não precisa alterá-los.
Se você descobrir que, no seu caso particular, precisa fazer algumas alterações, por exemplo, para impedir que spammers se inscrevam e postem, eu não mudaria muitas configurações de uma vez para facilitar a solução de quaisquer problemas que surjam.
Concordo que muitas descrições de configurações do site são confusas e podem ser melhoradas. Aceitamos sugestões concretas de palavras melhores, especialmente de pessoas que não falam inglês como primeira língua e ficam confusas com duplas negativas, frases peculiares em inglês e assim por diante.
@simon, tentamos corrigir as descrições em alguns lugares, como personal message enabled groups.
Permita que usuários nesses grupos CRIEM mensagens pessoais. IMPORTANTE: 1) todos os usuários podem RESPONDER a mensagens. 2) Administradores e moderadores podem CRIAR mensagens para qualquer usuário. 3) Grupos de nível de confiança incluem níveis mais altos; escolha trust_level_1 para permitir TL1, TL2, TL3, TL4, mas não permitir TL0. 4) As configurações de interação do grupo substituem esta configuração para mensagens para grupos específicos.
Se fizéssemos isso em todos os lugares, acrescentaria tremendamente ao texto e à sensação de que o Discourse é excessivamente complexo. Talvez a resposta aqui seja adicionar uma validação para que você só possa adicionar um nível de confiança. Se você tentar adicionar mais de um, um aviso aparecerá explicando como os níveis de confiança e as permissões funcionam.