こんにちは、David さん！ようこそ。あなたが説明している内容は素晴らしいですね！
私の提案としては、まず Discourse インスタンスを起動して、実際に動かしながらその機能を確認することをお勧めします。また、ここではすでにあなたの質問のほとんどに答えているトピックがいくつかあります。
検索があなたの味方です。
始めるにあたって、Discourse におけるメーリングリストに相当するのは「カテゴリ」です。カテゴリはアクセス制限の設定や、メール経由での新規トピック作成の許可などを設定できます。また、管理者設定で新規ユーザーのデフォルト通知レベルを指定することも可能なので、最初から特定のカテゴリを監視させることもできます。もし各メーリングリストの参加者が大きく異なり、重複が少ない場合、複数の Discourse インスタンスを設定する必要があるかもしれません。
UI にはユーザーのインポート機能は用意されていません。UI 経由で招待することはできますが、事前に確認せずにユーザーをインポートしたい場合は、インポートスクリプトを検討してください。
過去の会話もインポートしたい場合は、mbox インポーターが最高の相棒になるでしょう。mbox ファイル内のすべてのメールに対して投稿をインポートし、mbox ファイルに含まれる各メールアドレスに対してアカウントを作成します。Mailman アーカイブは mbox ファイル形式なので、ここは問題なく対応できるはずです。
楽しんでください！