Один из способов решить эту задачу — включить настройки сайта «Только по приглашениям» и «Необходимо одобрение пользователей». При включении этих настроек создавать аккаунты на вашем сайте смогут только те пользователи, которым было отправлено приглашение. Приглашения смогут отправлять только сотрудники, так как настройка «Необходимо одобрение пользователей» запрещает отправку приглашений пользователям, не являющимся сотрудниками.
Затем вы можете извлечь адреса электронной почты из вашей базы данных SQL и добавить их в CSV-файл. Этот файл можно использовать для массовой рассылки приглашений, следуя инструкциям, описанным здесь: Массовая рассылка приглашений пользователям.