Tengo una organización descentralizada en la que cada departamento tiene plena autoridad para establecer alianzas con otras organizaciones. Sin embargo, necesitamos una forma de compartir información sobre nuestras relaciones con socios en distintos departamentos, para asegurar que nuestro enfoque hacia cada socio sea coherente, incluso si ese socio interactúa con varios departamentos.
Por lo general, una organización utiliza un CRM y capacita a su personal para registrar siempre las llamadas y mensajes con cualquier socio. No obstante, quiero reducir al mínimo el número de sistemas que debamos usar. ¿Alguien ha personalizado Discourse para que funcione como un CRM ligero para socios organizacionales? De ser así, ¿cómo lo hicieron?
Mi idea actual es crear una categoría de socios en la que cada socio tenga un tema propio. Esta categoría tendría una plantilla de tema que solicite información sobre cada socio, incluidos los departamentos con los que está vinculado. Luego, la gente debería buscar primero un socio potencial en esa categoría y revisar nuestra historia con ese socio antes de contactarlo si está interesado en establecer una nueva relación.
Sin embargo, tengo dificultades para hacer que este comportamiento sea fluido, y me pregunto si existen otras soluciones potenciales que aún no he considerado. Nuestra solución actual es una hoja de cálculo de Google que nos permite rastrear el estado de cada socio en nuestro proceso de asociación y que nos permite revisar rápidamente la lista para asegurarnos de llevar el control de todos. También podemos filtrar por departamento, algo de lo que no estoy seguro de poder hacer si pasamos a este sistema.
Eso es más o menos lo que pensaba. El departamento de enseñanza podría etiquetar sus temas con su etiqueta de departamento, para que puedas buscar por esas etiquetas. Podrías hacer que Discourse obligue a elegir una etiqueta.
Es un poco engorroso, pero los sistemas CRM que he (más o menos) visto parecen todos peores (dice el tipo que se gana la vida con Discourse).
¿Cómo sistematizan que las personas mantengan la información actualizada? ¿Hay prácticas que todos siguen? Y, ¿qué información se espera que esté en el tema y qué no?
Lo estaba considerando como una opción, pero cada departamento ya tiene su propia categoría, por lo que me siento muy reacio a que los nombres exactamente iguales también sean etiquetas. Me pregunto si hay alguna manera de buscar los nombres de las categorías de los departamentos dentro de la categoría de socios y que genere una lista de temas. ¿Estoy simplemente pensando demasiado en esto?
¿Podrías hacer que “socio” sea una etiqueta en lugar de una categoría? En este caso, la principal diferencia entre ambas podría ser que con las etiquetas tienes menos control sobre la experiencia de navegación y la página de destino de la categoría/etiqueta, así como en las listas de categorías/etiquetas, pero en tu caso esto probablemente no importe.
Siempre ha sido así, por lo que todos saben buscar el tema con información sobre cada cliente y actualizarlo cuando sea necesario. También está la molestia de tener que buscar en varios lugares para aprender algo; querer evitar esa molestia sirve como motivación.
Además de lo anterior, algunos miembros del equipo están a cargo de las relaciones con los clientes, por lo que, como administrador de la comunidad, les ayudaría a reorganizar las publicaciones en la comunidad y colocarlas en el lugar correcto; ellos también hacen lo mismo.
Básicamente, es un hábito ya establecido, por lo que es fácil mantenerlo.
Esto no funcionaría para nosotros porque, en ese caso, el tema de partner tendría que ubicarse en una de nuestras categorías de departamento, cuando el objetivo principal es que un partner pueda trabajar con varios departamentos al mismo tiempo. Creo que definitivamente tiene más sentido tener una categoría separada para partners.
¿Qué etiquetas utilizas? Me cuesta más la idea de tener etiquetas de departamento cuando ya tenemos categorías de departamento. También estoy considerando usar nuestras etiquetas de estado del proyecto para seguir a los socios desde la etapa de idea hasta la fase de comprensión, etc.
Buena idea. ¿Cuáles son las directrices específicas que haces cumplir?
Deborah, al leer tu idea, que parece buena, me surge la sugerencia de convertir el primer mensaje en un “mensaje wiki”. Para mí, tendría más sentido tener toda la información necesaria actualizada en el primer mensaje, en lugar de tener que leer todo el tema (que con el tiempo puede volverse muy largo). Mantienes el tema para la discusión y/o para añadir detalles, y reportas todo lo importante en el primer mensaje. Solo tienes que implementar los procedimientos adecuados para que esto funcione.
Nota: Esta es precisamente la forma en que el equipo de Discourse trabaja aquí en meta con algunos temas. Parece una buena manera de hacerlo.
Hmm, creo que básicamente, ¡sí! Eso se llamaría… ¡una búsqueda No es así?
(Busca el nombre del departamento que deseas restringiendo esa búsqueda a la categoría de socios)
Quizás esto es lo que hay que ceder. Si colocas estas etiquetas en un grupo, tal vez puedas hacer que sean inaccesibles fuera de la categoría de socios.
Utilizamos una etiqueta general para marcar los proyectos de clientes, y todo se encuentra dentro de una categoría empresarial más amplia.
No imponemos ni hacemos cumplir nada en el sentido habitual. Tenemos la suerte de ser un equipo donde todos compartimos valores similares, como una comunicación adecuada y una organización clara de la información. Por eso, todo funciona de manera natural.
Creo que esto se debe a que todos los miembros del equipo tienen cierta experiencia con comunidades, por lo que entienden la necesidad de mantener todo correctamente organizado y estructurado.
No sé si esto ayuda, pero creamos una ontología que ponderaba las probabilidades para un conjunto específico de necesidades o resultados, lo que nos permitió utilizar un sistema de etiquetado de metadatos como lo discutieron @JonathanShaw y @pfaffman.
No es así?