Насколько масштабируемой я могу сделать свою установку в плане поддоменов и ограничения членства на них?

Существует задача Rake. Она немного неудобна (не уверен, например, что насчёт паролей пользователей?), но, думаю, работает.

Это позволяет экспортировать категории, которые представляют собой коллекции тем, которые вам нужны. Думаю, при этом также переносятся пользователи, создавшие сообщения. Не уверен насчёт других пользователей, которые не создавали постов.

Я не очень рекомендую этот способ, но если одна группа станет действительно большой и захочет отделиться, можно сделать так, либо просто восстановить всю базу данных и удалить ненужные категории. Трудно сказать, что будет проще, не видя реальных данных, которых у нас пока нет.