Моника, считается очень дурным тоном упоминать (@) людей, особенно тех, кто не участвует в теме. Мы все заняты, некоторые больше, чем другие. Помните, что уведомления могут прийти в неподходящее время. Используйте эту функцию ответственно.
Что касается вашей проблемы: существуют автоматически создаваемые группы, которые вы можете использовать. Например, trust_level_0 включает всех, у кого есть аккаунт, и поддерживается самой системой Discourse, поэтому добавлять каждого человека вручную не нужно. Предоставив права этой группе и исключив «всех», вы предотвратите просмотр анонимными пользователями этой категории.
Если вам нужна более гибкая настройка, потому что у вас смешанный состав участников и некоторых из них вы не хотите допускать к этой категории, возможно, потребуется создать группу только для сотрудников фирмы. Вам придётся вручную управлять членством в будущем, но после настройки это будет требовать меньше усилий. Однако не забывайте добавлять новых людей в группу по мере их присоединения.