もしかしたら、Discourse User Notes が役立つかもしれません。
また、アカウント開設時に必須となるユーザーカスタムフィールドに含めたい情報を追加することもできます。スタッフ専用のカスタムフィールドを使用して、誰が処理しているかをマークすることもできます。
メールアドレスを使用して、物事を自動化するのに役立つグループに追加することもできると思います。
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