أعتقد أنني أبدأ في فهم حالة الاستخدام الخاصة بك بشكل أفضل قليلاً - فهي ليست مختلفة كثيرًا عن حالتي الخاصة. الفرق الرئيسي هو أن فريق خدمة المساعدة لدينا يضم حوالي 5 أشخاص فقط (يزداد وينقص على مدار العام مع قدوم الموظفين ومغادرتهم)، وبخلاف ذلك، نثني عن استخدام رسائل المجموعات في ديسكورد للجميع الآخرين، بما في ذلك موظفونا البالغ عددهم 150+. بالنسبة لهؤلاء، نستخدم فئات خاصة. كما أننا ندعو زملاء محددين بين الحين والآخر في الرسائل للحصول على مساعدة في الرد على رسائل خدمة المساعدة.
السبب في ذلك هو أن الناس يميلون إلى الخلط بين رسائل المجموعات في ديسكورد والبريد الإلكتروني - ورغم أنها متشابهة، إلا أنها تختلف بما يكفي لدرجة أن الناس يشعرون بالارتباك وحتى الإحباط قليلاً. مع ذلك، فإن رسائل المجموعات تتحسن، وأنا أفهم بشكل أفضل كيفية عملها وما هي أفضل استخدامات لها، لذا ربما في مرحلة ما سنوسع استخدامها في مؤسستنا.
مؤخرًا، فوضت خدمة المساعدة إلى زملائي، وغيرت مستوى الإشعارات الخاص بي من “المراقبة” إلى “التتبع”. اتضح أن المراقبة كانت مبالغًا فيها قليلاً - بمجرد أن يصبح لديك أكثر من بضعة أشخاص يردون على رسائل المجموعات، ستنفجر إشعاراتك (وربما رأسك) أيضًا. 
الآن، أحرص على مراجعة صندوق الوارد الخاص بالمجموعة والأرشيف مرة أو مرتين يوميًا، وأبحث عن النقطة الزرقاء بجانب الرسائل التي لم أرها بعد - وهذا يعمل بشكل ممتاز. يمكنني فحص الرسائل بشكل عشوائي وإضافة أي متابعة قد تكون ضرورية. قد يذكرني زملائي في رسالة خاصة (Whisper) أو يعينون لي رسالة، وعندها يمكنني الرد بشكل أسرع. كما يمكنهم إضافة المزيد من الأشخاص إلى الرسالة وطلب الرد منهم.
بما أن لديك أكثر من 100 شخص من المتوقع أن يراقبوا رسائل المجموعات، فيمكنك أيضًا أن تطلب منهم تتبع الرسائل وتذكيرهم بالنظر في الأرشيف.
فكرة أخرى هي إنشاء بعض المجموعات الإضافية لفصل الأشخاص الذين يقومون بمعظم الردود والأرشفة. فوجود 100 شخص في مجموعة واحدة أمر كبير جدًا إذا كنت تريد منهم أن يشعروا بالمسؤولية والانخراط. لدينا مجموعة واحدة “لجميع الموظفين” تضم أكثر من 150 شخصًا، ولا نستخدمها حقًا إلا للإعلانات ولإتاحة الوصول إلى عدد قليل من الفئات الخاصة.