مرحبًا! أساعد في إدارة منتدى تعليمي، حيث لدينا مجموعة مساعدة يمكن للطلاب من خلالها مراسلة أعضاء الطاقم لطرح أسئلة محددة حول الواجبات.
في الآونة الأخيرة، لاحظنا أن معظم الرسائل في المجموعة يتم أرشفتها، مما يجعلها غير ظاهرة في صندوق الوارد العادي للمجموعة. وعلى الرغم من أن تلميح الأداة “أرشفة” يقول “نقل الرسالة إلى الأرشف الخاص بك”، إلا أنها تقوم بأرشفة الرسالة للمجموعة بأكملها.
هل توجد طريقة لتعطيل الأرشفة لرسائل المجموعة أو تقييد هذا الإجراء على أعضاء الطاقم فقط؟
تعديل: للتوضيح، نعتقد أن أعضاء الطاقم يقومون بأرشفة الرسالة بعد مشاهدتها أو الرد عليها، لكننا نفضل إبقاء خيط الرسالة مفتوحًا حتى يتمكن أكثر من 100 عضو آخر من الطاقم من رؤية الخيط.
يبدو أن هذا الأمر يعكس حاجة إلى الالتزام بإجراءات محددة للتعامل مع هذه الرسائل أكثر من كونه حاجة إلى ميزة جديدة.
نحن هنا نستخدم صناديق بريد المجموعات للتعامل مع دعم عملائنا في مجال الاستضافة، ونقوم بأرشفة الرسائل عند الانتهاء من التعامل معها. ومع ذلك، ستظهر هذه الرسالة مرة أخرى في صندوق الوارد إذا ورد رد آخر عليها.
لديّ بعض الأفكار التي قد تساعد:
الرسائل المؤرشفة ستظل تظهر كغير مقروءة لأي مستخدم لم يقرأها بعد. ومن الممكن اتباع سير عمل يتمثل في السماح للمستخدمين بتصفح الأرشيف للعثور على الرسائل غير المقروءة.
بعضنا هنا يرغب في متابعة سجل الرسائل بالكامل، وطريقة نقوم بها بذلك هي ضبط صندوق بريد المجموعة على “المراقبة”. وهذا سيُعلمك بكل رسالة تُضاف إلى هذه المواضيع. ثم يمكن لكل مستخدم استخدام علامة التبويب للإشعارات في ملفه الشخصي لمتابعة المواضيع غير المقروءة.
يمكنك أيضًا استكشاف استخدام فئة خاصة كما اقترح @tobiaseigen.
لقد نظرنا في هذا الخيار، لكن لا ينبغي للطلاب أن يتمكنوا من رؤية رسائل المساعدة المنشورة من قبل طلاب آخرين (نظرًا لأن هذه الأنواع من المنشورات تميل إلى احتواء محتوى الواجبات، الذي لا يمكن مشاركته). حسب علمي، لا توجد طريقة لإنشاء فئة خاصة حيث يمكن للمستخدمين نشر مواضيع ورؤية منشوراتهم الخاصة، لكن لا يمكنهم رؤية أو المساهمة في منشورات الآخرين إلا إذا كانوا يحملون مستوى ثقة معينًا.
لم أكن أعرف هذا، شكرًا لك!
بعض أعضاء الطاقم يستخدمون هذه الميزة (أنا منهم)، لكن الكثير منهم أقل نشاطًا ويختارون مستوى إشعارات أقل. مشكلة الأرشفة التي نواجهها لم تكن مستمرة لفترة طويلة، لذا لست متأكدًا من مدى تأثيرها على الموظفين ذوي مستوى الإشعارات المنخفض. سأحاول معرفة ذلك
أعتقد أنني أبدأ في فهم حالة الاستخدام الخاصة بك بشكل أفضل قليلاً - فهي ليست مختلفة كثيرًا عن حالتي الخاصة. الفرق الرئيسي هو أن فريق خدمة المساعدة لدينا يضم حوالي 5 أشخاص فقط (يزداد وينقص على مدار العام مع قدوم الموظفين ومغادرتهم)، وبخلاف ذلك، نثني عن استخدام رسائل المجموعات في ديسكورد للجميع الآخرين، بما في ذلك موظفونا البالغ عددهم 150+. بالنسبة لهؤلاء، نستخدم فئات خاصة. كما أننا ندعو زملاء محددين بين الحين والآخر في الرسائل للحصول على مساعدة في الرد على رسائل خدمة المساعدة.
السبب في ذلك هو أن الناس يميلون إلى الخلط بين رسائل المجموعات في ديسكورد والبريد الإلكتروني - ورغم أنها متشابهة، إلا أنها تختلف بما يكفي لدرجة أن الناس يشعرون بالارتباك وحتى الإحباط قليلاً. مع ذلك، فإن رسائل المجموعات تتحسن، وأنا أفهم بشكل أفضل كيفية عملها وما هي أفضل استخدامات لها، لذا ربما في مرحلة ما سنوسع استخدامها في مؤسستنا.
مؤخرًا، فوضت خدمة المساعدة إلى زملائي، وغيرت مستوى الإشعارات الخاص بي من “المراقبة” إلى “التتبع”. اتضح أن المراقبة كانت مبالغًا فيها قليلاً - بمجرد أن يصبح لديك أكثر من بضعة أشخاص يردون على رسائل المجموعات، ستنفجر إشعاراتك (وربما رأسك) أيضًا.
الآن، أحرص على مراجعة صندوق الوارد الخاص بالمجموعة والأرشيف مرة أو مرتين يوميًا، وأبحث عن النقطة الزرقاء بجانب الرسائل التي لم أرها بعد - وهذا يعمل بشكل ممتاز. يمكنني فحص الرسائل بشكل عشوائي وإضافة أي متابعة قد تكون ضرورية. قد يذكرني زملائي في رسالة خاصة (Whisper) أو يعينون لي رسالة، وعندها يمكنني الرد بشكل أسرع. كما يمكنهم إضافة المزيد من الأشخاص إلى الرسالة وطلب الرد منهم.
بما أن لديك أكثر من 100 شخص من المتوقع أن يراقبوا رسائل المجموعات، فيمكنك أيضًا أن تطلب منهم تتبع الرسائل وتذكيرهم بالنظر في الأرشيف.
فكرة أخرى هي إنشاء بعض المجموعات الإضافية لفصل الأشخاص الذين يقومون بمعظم الردود والأرشفة. فوجود 100 شخص في مجموعة واحدة أمر كبير جدًا إذا كنت تريد منهم أن يشعروا بالمسؤولية والانخراط. لدينا مجموعة واحدة “لجميع الموظفين” تضم أكثر من 150 شخصًا، ولا نستخدمها حقًا إلا للإعلانات ولإتاحة الوصول إلى عدد قليل من الفئات الخاصة.
