¡Hola! Ayudo a gestionar un foro educativo en el que tenemos un grupo de ayuda donde los estudiantes pueden enviar mensajes al personal para hacer preguntas específicas sobre sus tareas.
Recientemente hemos observado que la mayoría de los mensajes en el grupo se archivan, por lo que no aparecen en la bandeja de entrada normal del grupo. A pesar de que el “tooltip” de “Archivar” dice “Mover mensaje a tu archivo”, el mensaje se archiva para todo el grupo.
¿Existe alguna forma de desactivar el archivo para los mensajes del grupo o limitar esta acción solo a los miembros del personal?
EDIT: Para mayor claridad, creemos que los miembros del personal archivan el mensaje después de verlo/responder, pero preferiríamos mantener el hilo del mensaje abierto para que los más de 100 miembros del personal restantes puedan seguir viendo el hilo.
¿Quizás prefieres una categoría privada en lugar de mensajería grupal? Considero que la mensajería grupal es ideal para un escenario tipo mesa de ayuda, donde los mensajes se archivan una vez resueltos.
Esto suena más como una necesidad de adherirse a un proceso para manejar estos mensajes que como una necesidad de una nueva función.
Aquí usamos bandejas de entrada de grupo para manejar el soporte de nuestros clientes de alojamiento y archivamos cuando un mensaje ha sido atendido. Sin embargo, ese mensaje volverá a aparecer en la bandeja de entrada si hay otra respuesta.
Tengo algunas ideas que podrían ayudar:
Los mensajes archivados aún se mostrarán como no leídos para cualquier usuario que no los haya leído. Un posible flujo de trabajo es que los usuarios naveguen por el archivo en busca de mensajes no leídos.
Algunos de nosotros queremos mantenernos al día con todo el historial de mensajes, y una forma de hacerlo es configurando la bandeja de entrada del grupo en “Observando”. Esto te notificará sobre cada mensaje agregado a esos temas. Luego, cada usuario puede usar su pestaña de notificaciones en su perfil de usuario para ponerse al día con los temas no leídos.
También podrías explorar el uso de una categoría privada, como sugirió @tobiaseigen.
Lo consideramos, pero los estudiantes no deberían poder ver los mensajes de ayuda publicados por otros estudiantes (ya que este tipo de publicaciones suelen contener contenido de tareas, el cual no puede compartirse). Por lo que sé, no hay forma de configurar una categoría privada donde los usuarios puedan publicar temas y ver sus propias publicaciones, pero no ver ni contribuir a otras publicaciones a menos que tengan un cierto nivel de confianza.
No lo sabía, ¡gracias!
Algunos miembros del personal sí utilizan esta función (yo incluido), pero muchos son menos activos y eligen un nivel de notificación más bajo. El problema de archivado que hemos estado teniendo no ha ocurrido por mucho tiempo, así que no estoy seguro de cuánto está afectando al personal con un nivel de notificación más bajo. Intentaré averiguarlo
Creo que empiezo a entender un poco mejor tu caso de uso; no es tan diferente del mío. La principal diferencia es que nuestro equipo de helpdesk tiene solo unas 5 personas (el número sube y baja a lo largo del año según la entrada y salida de personal), y por lo demás desalentamos el uso de mensajería grupal de Discourse para todo el resto, incluso para nuestro personal de más de 150 personas. Para ellos utilizamos categorías privadas. También invitamos ocasionalmente a colegas específicos en mensajes para que ayuden a responder los mensajes del helpdesk.
La razón de esto es que las personas tienden a confundir la mensajería grupal de Discourse con el correo electrónico: aunque son similares, hay suficientes diferencias como para que la gente se confunda e incluso se frustre un poco. Dicho esto, la mensajería grupal está mejorando y yo mismo estoy comprendiendo mejor cómo funciona y para qué es útil, así que tal vez en algún momento ampliaremos su uso en nuestra organización.
Recientemente delegué el helpdesk a colegas y cambié mi propio nivel de notificación de “vigilar” a “seguir”. Resultó que “vigilar” era un poco excesivo: cuando hay más de unas pocas personas respondiendo a mensajes grupales, tus notificaciones (y quizás tu cabeza) explotan.
Ahora me aseguro de revisar la bandeja de entrada del grupo y el archivo una o dos veces al día, buscando el punto azul junto a los mensajes que aún no he visto; funciona muy bien. Puedo hacer una revisión rápida de los mensajes y añadir cualquier seguimiento que sea necesario. Mis colegas pueden mencionarme en un susurro o asignarme un mensaje, y entonces puedo responder más rápido. También pueden agregar más personas al mensaje y pedirles que respondan.
Dado que tienes más de 100 personas esperando monitorear los mensajes grupales, también podrías hacer que sigan los mensajes y recordarles que revisen el archivo.
Otra idea sería crear algunos grupos adicionales para separar a quienes se encargan principalmente de responder y archivar. Tener 100 personas en un solo grupo es demasiado si quieres que se sientan responsables y comprometidos. Tenemos un grupo “todo el personal” de más de 150 personas y realmente solo lo usamos para anuncios y para dar acceso a algunas categorías privadas.
