Massenhafte Benutzer-Einladungen senden

[Discourse]

Diese Anleitung erklärt, wie Sie mit der Masseninvitationsfunktion mehrere Benutzer zu Ihrer Discourse-Instanz einladen können.

Erforderliche Benutzerebene: Administrator

Das Einladen einer großen Anzahl von Benutzern zu Ihrer Discourse-Instanz kann zeitaufwändig sein, wenn es einzeln erfolgt. Glücklicherweise bietet Discourse eine Masseneinladungsfunktion, mit der Sie mehrere Benutzer gleichzeitig einladen können. Diese Anleitung führt Sie durch den Prozess des Sendens von Masseneinladungen.

Es ist nicht möglich, Benutzer zu vordefinierten Gruppen wie Vertrauensstufen-Gruppen, Admin-, Mod- oder Staff-Gruppen einzuladen. Als Umgehungslösung können Sie eine benutzerdefinierte Gruppe konfigurieren, um die Vertrauensstufe eines Benutzers automatisch im Abschnitt “Effekte” der Konfigurationsseite der Gruppe festzulegen. Dadurch können Sie die Vertrauensstufe eingeladener Benutzer auf eine andere Vertrauensstufe als die in Ihrer Site-Einstellung default invitee trust level festgelegte einstellen.

Übersicht

1. Stellen Sie sicher, dass die Site-Einstellung Allow bulk invite aktiviert ist (standardmäßig ist sie aktiviert).
2. Bereiten Sie eine CSV-Datei mit Benutzerinformationen vor.
3. Laden Sie die CSV-Datei in Ihre Discourse-Instanz hoch.
4. Überwachen Sie den Fortschritt der Masseneinladung.

Sicherstellen, dass die Site-Einstellung Allow bulk invite aktiviert ist

Die Einstellung Allow bulk invite ist standardmäßig aktiviert. Wenn sie auf Ihrer Site deaktiviert wurde:

1. Navigieren Sie zu Ihren Site-Einstellungen unter Admin > Alle Site-Einstellungen, und suchen Sie nach bulk invite. Oder gehen Sie zu {ihre.domain.com}/admin/site_settings/category/all_results?filter=bulk%20invite
2. Wenn sie noch nicht aktiviert ist, setzen Sie ein Häkchen neben Allow bulk invite und klicken Sie auf das Häkchen, um die Site-Einstellung zu speichern.

Vorbereiten der CSV-Datei

Der erste Schritt ist die Erstellung einer CSV-Datei (Comma-Separated Values), die die Informationen der Benutzer enthält, die Sie einladen möchten. Hier sind die Dinge, die Sie wissen müssen:

• Jede Zeile stellt einen Benutzer dar.
• Die E-Mail-Adresse ist erforderlich und muss in der ersten Spalte stehen.
• Gruppenzuweisungen (optional) stehen in der zweiten Spalte.
• Eine spezifische Thema-ID (optional) steht in der dritten Spalte.
• Ein Gebietsschema (optional) steht in der vierten Spalte.
• Alle zusätzlichen Spalten können verwendet werden, um Werte für benutzerdefinierte Benutzerfelder festzulegen (der Spaltenüberschrift muss mit dem Namen des Benutzerfeldes übereinstimmen).

Hier ist die Struktur der CSV-Datei:

email,groups,topic_id,locale

CSV-Dateirichtlinien

• E-Mail-Adressen müssen gültig sein.
• Mehrere Gruppen werden mit Semikolons getrennt (z. B. group_1;group_2;group_3).
• Sie können bestehende Benutzer einschließen, wenn Sie sie zu Gruppen hinzufügen möchten.
• Nur die E-Mail ist obligatorisch; Gruppen, Themen-ID, Gebietsschema und Benutzerfelder sind optional.
• Wenn benutzerdefinierte Benutzerfelder enthalten sind, muss die CSV-Datei eine Kopfzeile haben, die mit email beginnt.

Es gibt eine versteckte Site-Einstellung max_bulk_invites, die standardmäßig 50.000 Zeilen in einer CSV zulässt.

CSV-Beispiele

user1@example.com,group_1;group_2,topic_id
user2@example.com,group_3,
user3@example.com,,

Sie können CSV-Dateien ganz einfach mit Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel oder Google Sheets erstellen. Hier ist ein Beispiel, wie es in einer Tabellenkalkulation aussehen könnte:

Stellen Sie nur sicher, dass Sie die Datei als CSV speichern, wenn Sie fertig sind.

Kommagetrenntes CSV-Format in Google Sheets

Kommagetrenntes CSV-Format in Microsoft Excel

Hochladen der CSV-Datei

Sobald Sie Ihre CSV-Datei vorbereitet haben, befolgen Sie diese Schritte, um sie hochzuladen:

1. Navigieren Sie zum Tab “Einladungen” auf dem Profil Ihres Admin-Benutzers. {ihre.domain.com}/my/invited/pending

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Massen-Einladung aus Datei“
   

   

3. Laden Sie Ihre CSV-Datei im erscheinenden Modal hoch
   

   

4. Bestätigen Sie den Upload

Nach dem Hochladen erhalten Sie eine Bestätigungsnachricht, dass Sie benachrichtigt werden, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

Überwachung des Fortschritts der Masseneinladung

Sobald die CSV-Datei verarbeitet wurde, erhalten Sie eine persönliche Nachrichtenbenachrichtigung mit einem Fortschrittsbericht. Dieser Bericht enthält:

• Gesamtanzahl der gesendeten Einladungen
• Anzahl der nicht gesendeten Einladungen (falls vorhanden)
• Alle Fehler, die während des Vorgangs aufgetreten sind

Sie können Ihre Einladungsseite im Benutzerprofil überprüfen, um eine Liste der erfolgreich gesendeten Einladungen anzuzeigen.

Was als Nächstes passiert

Jede E-Mail-Adresse in Ihrer CSV-Datei erhält eine Einladungs-E-Mail. Die E-Mail enthält:

• Den Namen der Person, die die Einladung gesendet hat
• Den Titel Ihrer Community
• Eine kurze Beschreibung Ihrer Community (aus der Einstellung site description)
• Einen Einladungslink

Wenn ein eingeladener Benutzer auf den Bestätigungslink klickt:

• Sein Konto wird sofort aktiviert und mit seiner E-Mail-Adresse verknüpft.
• Er wird den angegebenen Gruppen hinzugefügt (falls in der CSV enthalten).
• Er wird zum Zielthema weitergeleitet (wenn eine Themen-ID angegeben wurde).

Einladungen, auf die nicht geklickt wird, laufen basierend auf der Einstellung invite expiry days ab (Standard: 90 Tage).

Anpassen von Einladungs-E-Mails

Wenn Sie den Text der Einladungs-E-Mails anpassen möchten:

• Bearbeiten Sie für allgemeine Einladungen die E-Mail-Vorlage „Invite Forum Mailer“.
• Bearbeiten Sie für Einladungen, die eine bestimmte Themen-ID enthalten, die E-Mail-Vorlage „Invite Mailer“.

Zusätzliche Ressourcen

• Adding users from groups to other groups in bulk