Nous utilisons actuellement les Workflows de manière assez étendue dans notre communauté Discourse, et ils deviennent un élément vraiment utile pour notre intégration et la gestion des événements.
Notre communauté compte plus de 9 000 utilisateurs inscrits et de nombreux groupes de soutien par les pairs, en ligne et en présentiel, donc l’automatisation nous aide beaucoup.
Voici quelques-uns des workflows que nous utilisons actuellement :
Intégration personnalisée
Les nouveaux utilisateurs reçoivent des messages personnels automatisés après leur inscription.
Le contenu dépend des intérêts qu’ils ont sélectionnés lors de l’inscription (par exemple, les groupes de soutien par les pairs, les événements, notre café virtuel, le body doubling ou les échanges écrits).
Quelques jours plus tard, ils reçoivent un second message de suivi avec des informations supplémentaires et de l’aide pour bien démarrer.
Rappels d’événements
Nous utilisons un workflow planifié qui vérifie toutes les 15 minutes les événements qui commencent dans environ 24 heures.
Les utilisateurs ayant sélectionné Participation ou Intéressé reçoivent un rappel personnel avec le titre de l’événement, la date, l’heure et un lien vers l’événement.
Nous avons également certains groupes avec leurs propres workflows de rappel, de sorte que le workflow général exclut ces utilisateurs pour éviter les rappels en double.
Instructions contextuelles pour alfaview
Beaucoup de nos groupes de soutien par les pairs en ligne se réunissent via alfaview, tandis que d’autres événements ont lieu via Zoom ou en présentiel.
Nous vérifions donc le message de l’événement pour un lien alfaview.
Si un lien alfaview est présent, le rappel de 24 heures inclut automatiquement un guide pas à pas dépliable expliquant comment entrer dans la salle d’attente puis sélectionner la salle de réunion correcte, y compris une capture d’écran.
S’il n’y a pas de lien alfaview, le rappel normal est envoyé sans ces instructions.
Cela signifie que nous n’avons pas à maintenir des listes de groupes « en ligne » et « hors ligne ».
Intégration aux visioconférences
Nous utilisons également des workflows de formulaires comme une courte étape d’intégration avant que les utilisateurs n’accèdent à nos salles de visioconférence pour la première fois.
Les utilisateurs reçoivent des instructions expliquant comment fonctionne notre structure de salles alfaview. Après les avoir lues, ils peuvent choisir s’ils souhaitent les voir à nouveau la prochaine fois.
S’ils choisissent de ne plus les voir, le workflow les ajoute à un groupe marqueur. Notre composante de thème utilise ensuite cette appartenance au groupe pour afficher le lien direct de visioconférence au lieu du formulaire d’intégration.
Notifications spécifiques aux groupes
Nous utilisons des workflows pour notifier les membres de groupes particuliers des nouveaux événements et des réunions à venir.
C’est particulièrement utile pour les groupes de soutien par les pairs où nous voulons que les membres reçoivent une notification, qu’ils visitent régulièrement le forum ou non.
Ce que j’aime particulièrement dans les Workflows, c’est que nous pouvons combiner des formulaires, des requêtes SQL, des groupes, des vérifications planifiées et des messages personnels.
Il reste quelques choses que j’aimerais voir à l’avenir. Un exemple serait une meilleure intégration avec les calendriers : idéalement, lorsque quelqu’un sélectionne Participation pour un événement, nous aimerions lui envoyer automatiquement un e-mail avec un fichier de calendrier .ics en pièce jointe.
! Pourrais-tu le partager si possible ?
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