Usuarios en etapa de prueba y limitaciones para nuevos usuarios

No estoy totalmente seguro de si simplemente no entiendo cómo funcionan las cosas o si tengo alguna configuración incorrecta, pero supongo que mi caso es parte de una práctica bastante común.

Uso mensajes privados (PM) por correo electrónico y, por lo tanto, asigno a los usuarios como canal de soporte. Pero debido a que esos usuarios son nuevos, no pueden ver mi PM a menos que los promueva a TL1 o (supongo, no lo he probado) después de 24 horas de introducción/tiempo de enfriamiento.

Lo resolví bastante fácilmente promoviendo a cada nuevo usuario a TL1. Puedo hacerlo, porque no tengo problemas de spam, pero como he activado el correo electrónico, esa situación puede cambiar. Espero que no, pero ya recibí un PM de spam por correo electrónico.

Esto no es un problema real, porque pueden responder usando el correo electrónico, pero como les doy un enlace de invitación con una explicación de cómo pueden encontrar ese tema privado en la bandeja de entrada, se convierte en un problema si realmente usan la invitación e intentan responder usando un PM que no pueden ver.

Entonces, ¿qué volví a hacer mal?