Você pode descrever com mais detalhes como configurou isso? O que você quer dizer com tópicos privados?
O que você vê quando clica no envelope no canto superior direito das postagens, como na captura de tela? Você deve ser capaz de ver o e-mail original lá, incluindo detalhes que o ajudarão a solucionar o que está acontecendo com os e-mails deles. Suspeito que não haverá muito que você possa fazer a respeito se eles não estiverem enviando e-mails com cabeçalhos corretamente formatados.