Плагин «Частные темы» отлично подходит для этого, но имеет один существенный недостаток: он позволяет назначать только одного пользователя на тему. Это означает, что вы не можете добавить других пользователей в тему, не раскрывая им все темы из этой категории.
Обходной путь — преобразовать эту тему в личное сообщение (ЛС) или, если уместно, переместить её в более открытое место. Но было бы замечательно иметь возможность указывать других пользователей (и/или группы), которые смогут получить доступ к конкретной теме. Однако, я думаю, это потребует довольно сложного решения.
Использование системы ЛС для этого сценария очень мощное и гибкое (и позволяет привлекать других пользователей), однако у него есть и существенный недостаток: она изолирована от основного форума. Это становится гораздо более серьёзной проблемой на небольших сайтах без выделенных сотрудников для обработки запросов поддержки, так как это приводит либо к чрезмерному количеству уведомлений, либо к тому, что сообщения теряются.