Какими функциями закрытой категории вы пользуетесь? Рассматривали ли вы использование входящих сообщений группы?
Вместо закрытой категории все входящие письма преобразуются в личные сообщения. Любой сотрудник из этой группы сможет их увидеть, а пользователи смогут зарегистрироваться и просматривать только свои личные сообщения. Именно так мы организуем работу общей почтовой ящика в нашей команде здесь, в Discourse!