Estoy en un club que utiliza Discourse y tenemos una categoría de Comité.
Busco consejos y recomendaciones para que nuestros documentos de reunión fluyan de manera más eficiente y finalicen a tiempo.
Pensé en usar una etiqueta como meetingagenda-aammdd, donde aammdd es la fecha,
con un tema para cada ítem del orden del día.
Tenemos una “reunión” asíncrona diaria que se lleva a cabo a través de un tema creado automáticamente cada día; esto podría darte algunas ideas:
También creamos temas similares usando Zapier, como se describe en el enlace anterior, para reuniones semanales y quincenales. Esto utiliza sus funciones de cálculo de fechas para insertar el número de semana ISO en las reuniones semanales, calcular en qué día será la próxima reunión, etc.
Para las reuniones en vivo, utilizando esos nuevos temas automatizados, pedimos a las personas que agreguen elementos del orden del día y cualquier otro documento necesario para la reunión, para que podamos ir directamente al tema designado con todos los materiales. Luego, publicamos los resúmenes o actas de la reunión en el mismo tema una vez que han terminado.
Esa propuesta original suena como demasiado trabajo.
La vuestra
La estructura propuesta genera mucho trabajo para cada reunión.
- Vuestra reunión son documentos, mientras que la mayoría de nosotros haríamos de la reunión un documento.
- Tienes que crear una etiqueta específica para cada reunión simplemente porque estás dividiendo el evento en temas separados.
- Probablemente todavía tienes que resolver el problema de ordenar los temas del orden del día y las actas para que reflejen la secuencia real de la discusión. Si necesitas esa secuencia, probablemente tendrás que numerar o marcar con fecha y hora los títulos de los temas.
- Solo revisar el registro de la reunión para confirmar que las actas son correctas se convierte en una tarea real. Tengo que entrar en varios temas en lugar de simplemente desplazarme por uno solo.
La etiqueta parece demasiado particular:
- Considero que una etiqueta que identifica un evento específico es un esfuerzo desperdiciado. Una etiqueta que identifica un evento recurrente es mucho más útil, es decir, una etiqueta de “Reunión”.
- En su lugar, la etiqueta que sugieres podría colocarse en el título de cada tema y podrías buscar esa cadena específica.
- Las etiquetas generalmente funcionan mejor donde pueden configurarse con anticipación y usarse para muchos temas a lo largo de la vida del foro.
- Si olvido agregar la etiqueta correcta a un tema, ¿cómo sabrá alguien que no asistió a la reunión que falta ese tema?
- El nombre de la etiqueta debe comenzar con la fecha porque facilitará la selección de la etiqueta creada después de su creación.
- ¿Necesitas el largo prefijo “orden del día de la reunión-” cuando podría ser el grupo de etiquetas?
- ¿Necesitas el texto de la etiqueta “orden del día” porque entonces posiblemente necesitarías una etiqueta para reuniones completadas?
La nuestra
Tenemos un tema de reunión:
- Antes de la reunión es un orden del día.
- Después de la reunión se convierte en las actas.
Creamos publicaciones dentro del tema para cada ítem discutido:
- La secuencia de publicaciones es la secuencia de la discusión.
- Cada discusión es una lista de declaraciones que resumen lo que dijo cada persona, siempre que sea significativo y relevante.
Para discusiones más grandes, a menudo tenemos enlaces a los temas relevantes o creamos un nuevo tema para que la discusión continúe más allá de la reunión.
Usamos dos grupos de etiquetas:
- Período, que es el número del año.
- Documento, que suele ser
Equipopara las reuniones del equipo, porque no impedimos que ningún miembro asista a las reuniones del comité.
Considera cómo podríamos usar publicaciones
La entrada discreta más pequeña en Discourse es una publicación, por lo que cómo usas las publicaciones influye en cómo usas los temas. De paso, las citas sí hacen referencia a un subconjunto de una publicación, pero la entrada original no.
Usamos publicaciones para cada ítem de discusión. Lo que propones solo tiene sentido para mí si tienes la intención de registrar los intercambios de cada participante como una publicación separada. Lo que significa que tu tema se convierte en el ítem de discusión y tu grupo de temas se convierte en una reunión.
| Estructura | Tema por reunión | Tema por ítem |
|---|---|---|
| Reunión | Tema | Etiqueta |
| Ítem | Publicación | Tema |
| Participación | Párrafo | Publicación |
Si hay 7 ítems en el orden del día y cinco personas tienen un punto significativo sobre un ítem, así es el trabajo necesario:
| Trabajo requerido | Tema por reunión | Tema por ítem |
|---|---|---|
| Temas creados | 1 | 7 |
| Publicaciones creadas | 7 | 35 |
| Etiquetas creadas | 0 | 1 |
De todos modos, he pensado en hacer una publicación por cada opinión expresada. Haría que una reunión presencial pareciera una reunión en línea resumida.
Así que, en lugar de publicaciones como esta:
Matthew:
8:20 p. m. Nuevo folleto
Peter presentó el nuevo diseño.
John quería el tipo de pliegue C en lugar del Z.
James propuso una votación.
Se decidió el tipo de pliegue C.
Podríamos tener publicaciones como esta:
Matthew:
8:20 p. m. Nuevo folleto
Peter:
Presentó el folleto
John:
Propuso el tipo de pliegue C en lugar del Z
James:
Propuso una votación que fue aceptada
Matthew:
Se aceptó el tipo de pliegue C.
Matthew, como secretario (registrando las actas), podría crear las publicaciones originales y luego, con los privilegios adecuados, cambiar la propiedad de cada publicación a la persona a la que está resumiendo.