Discourse を利用しているクラブに所属しており、委員会カテゴリがあります。
会議資料をよりスムーズに進行し、時間通りに終了させるためのヒントやアドバイスを探しています。
meetingagenda-yymmdd（yymmdd は日付）のようなタグを使用し、アジェンダ項目ごとにトピックを作成することを考えています。
毎日自動的に作成されるトピックを通じて、非同期の「ミーティング」を毎日開催しています。これにより、いくつかのアイデアが得られるかもしれません：
また、上記のリンクで説明されているように、Zapier を使用して同様のトピックを作成し、週次および隔月のミーティングにも対応しています。これには、Zapier の日付計算機能を利用して、週次ミーティングに ISO 週番号を挿入したり、次のミーティングの日付を計算したりする機能が含まれています。
ライブミーティングでは、これらの自動化された新規トピックを使用して、参加者にアジェンダ項目やミーティングに必要なその他のドキュメントを追加するように依頼します。これにより、すべての資料を指定されたトピックに直接アクセスできます。そして、ミーティング終了後、そのトピックにミーティングの要約や議事録を投稿します。
元の提案は、やりすぎのように思えます。
あなたの提案
提案された構造は、すべての会議で膨大な作業を強います。
- あなたの会議は「ドキュメント」ですが、ほとんどの人は会議を「1 つのドキュメント」として扱います。
- イベントを個別のトピックに分割しているため、各会議ごとに特定のタグを作成する必要があります。
- 議事録のトピックが実際の議論の順序を反映するように、アジェンダと議事録のトピックの順序付けを解決する必要があります。その順序が必要な場合、トピックのタイトルに番号を振るか、タイムスタンプを付けることになるでしょう。
- 議事録の正確性を確認するために会議記録を確認するだけで、大きな作業になってしまいます。1 つのトピックをスクロールするだけで済むのではなく、複数のトピックに移動する必要があります。
タグが細かすぎるようです。
- 特定の 1 つのイベントを識別するタグは、労力の無駄だと考えます。より有用なのは、定期的なイベントを識別するタグ、つまり「会議」というタグです。
- その代わり、提案されているタグは各トピックのタイトルに配置し、その特定の文字列を検索できます。
- タグは、事前に設定し、フォーラムのライフサイクルを通じて多くのトピックで使える場合に、より効果的に機能します。
- 間違ったタグをトピックに追加するのを忘れた場合、会議に参加していない人がそのトピックが欠落していることをどうやって知るのでしょうか？
- タグ名は日付から始めるべきです。作成後にタグを作成する際、選択が速くなるからです。
- タググループにできるのに、長いプレフィックス「meeting agenda-」が必要でしょうか？
- 「agenda」というタグラベルテキストが必要でしょうか？そうすると、完了した会議用のタグも必要になる可能性があります。
私たちの提案
会議トピックがあります。
- 会議前はアジェンダです。
- 会議後は議事録になります。
各議論項目に対して、トピック内に投稿を作成します。
- 投稿の順序が議論の順序です。
- 各議論は、重要かつ関連性がある場合、各人が言ったことを要約した文のリストです。
より大規模な議論の場合、関連トピックへのリンクを貼ったり、会議を超えて議論を続けるための新しいトピックを作成したりすることがよくあります。
2 つのタググループを使用します。
- Period：年号です。
- Document：通常はチーム会議の場合は
Teamです。委員会の会議にメンバーの参加を制限していないためです。
投稿の活用方法について考える
Discourse における最小の個別エントリは投稿です。したがって、投稿の使い方がトピックの使い方に影響します。余談ですが、引用は投稿の一部を参照しますが、元のエントリは参照しません。
各議論項目に対して投稿を使用します。あなたが提案している方法は、各参加者のやり取りを個別の投稿として記録する意図がある場合にのみ意味をなします。そうすると、あなたのトピックが議論項目となり、トピックのグループが会議になります。
| 構造 | 会議ごとに 1 つのトピック | 項目ごとに 1 つのトピック |
|---|---|---|
| 会議 | トピック | タグ |
| 項目 | 投稿 | トピック |
| 参加 | 段落 | 投稿 |
アジェンダ項目が 7 つあり、5 人が項目について重要な発言をする場合、必要な作業量は以下の通りです。
| 必要な作業量 | 会議ごとに 1 つのトピック | 項目ごとに 1 つのトピック |
|---|---|---|
| 作成したトピック | 1 | 7 |
| 作成した投稿 | 7 | 35 |
| 作成したタグ | 0 | 1 |
いずれにせよ、発言ごとに 1 つの投稿を作成することを検討しました。そうすれば、オフライン会議は要約されたオンライン会議のように見えるでしょう。
したがって、以下のような投稿ではなく、
マシュー:
20:20 新しいパンフレット
ピーターが新しいデザインを提示しました。
ジョンは Z フォールドではなく C フォールドを望みました。
ジェームズが投票を提案しました。
C フォールドが決定されました。
以下のような投稿にすることもできます。
マシュー:
20:20 新しいパンフレット
ピーター:
パンフレットを提示
ジョン:
C フォールドを提案（Z フォールドではなく）
ジェームズ:
投票を提案し、承認された
マシュー:
C フォールドが承認された。
書記（議事録の記録者）であるマシューは、元の投稿を作成し、適切な権限を使用して、各投稿の所有者を要約している人物に変更できます。