Estou em um clube que usa o Discourse e temos uma categoria chamada Comitê.
Estou procurando dicas e conselhos para fazer nossos documentos de reunião fluírem de forma mais suave e terminarem no horário.
Pensei em usar uma tag como meetingagenda-aammdd, onde aammdd é a data,
com um tópico para cada item da pauta.
Temos uma “reunião” assíncrona diária que ocorre por meio de um tópico criado automaticamente a cada dia; isso pode te dar algumas ideias:
Também criamos tópicos semelhantes usando o Zapier, conforme descrito no link acima, para reuniões semanais e quinzenais. Isso utiliza seus recursos de cálculo de data para inserir o Número da Semana ISO nas reuniões semanais, calcular em qual dia será a próxima reunião, etc.
Para reuniões ao vivo, usando esses novos tópicos automatizados, pedimos que as pessoas adicionem itens de pauta e quaisquer outros documentos necessários para a reunião, para que possamos ir diretamente ao tópico designado para todos os materiais. Em seguida, publicamos os resumos/atas da reunião no mesmo tópico após sua realização.
Essa proposta original parece dar muito trabalho.
A vossa proposta
A estrutura proposta gera muito trabalho para cada reunião.
- A vossa reunião é composta por documentos, enquanto a maioria de nós faria de uma reunião um único documento.
- Vocês estão a criar uma tag específica para cada reunião simplesmente porque estão a dividir o evento em tópicos separados.
- Provavelmente ainda terão de resolver o problema de ordenar os tópicos da pauta e das atas para refletirem a sequência real da discussão. Se precisarem dessa sequência, provavelmente numerarão ou adicionarão carimbos de data/hora aos títulos dos tópicos.
- Apenas revisar o registro da reunião para confirmar que as atas estão corretas torna-se uma tarefa real. Tenho de entrar em vários tópicos em vez de apenas rolar por um único tópico.
A tag parece demasiado específica:
- Considero que uma tag que identifica um evento específico é um esforço desperdiçado. Uma tag que identifica um evento recorrente é muito mais útil, ou seja, uma tag de “Reunião”.
- Em vez disso, a tag que sugerem poderia ser colocada no título de cada tópico e vocês poderiam pesquisar por essa string específica.
- As tags geralmente funcionam melhor quando podem ser configuradas com antecedência e usadas para muitos tópicos ao longo da vida do fórum.
- Se eu esquecer de adicionar a tag correta a um tópico, como alguém que não esteve na reunião saberá que o tópico está faltando?
- O nome da tag deve começar com a data, pois isso tornará mais rápido selecionar a tag criada após a sua criação.
- Vocês precisam do longo prefixo “pauta de reunião-” quando poderia ser o grupo de tags?
- Vocês precisam do texto do rótulo da tag “pauta”, pois então provavelmente precisariam de uma tag para reuniões concluídas?
A nossa proposta
Temos um tópico de reunião:
- Antes da reunião, é uma pauta.
- Após a reunião, torna-se a ata.
Criamos posts dentro do tópico para cada item discutido:
- A sequência de posts é a sequência da discussão.
- Cada discussão é uma lista de declarações resumindo o que cada pessoa disse, desde que seja significativa e relevante.
Para discussões maiores, frequentemente temos links para os tópicos relevantes ou criamos um novo tópico para que a discussão continue além da reunião.
Usamos dois grupos de tags:
- Período, que é o número do ano.
- Documento, que geralmente é
Equipapara reuniões de equipa, porque não impedimos nenhum membro de assistir às reuniões do comitê.
Considerem como podemos usar posts
A menor entrada discreta no Discourse é um post, então como vocês usam os posts influencia como usam os tópicos. De passagem, as citações referenciam um subconjunto de um post, mas a entrada original não.
Usamos posts para cada item de discussão. O que vocês propõem só faz sentido para mim se tiverem a intenção de registrar as trocas de cada participante como um post separado. Isso significa que o vosso tópico se torna o item de discussão e o vosso grupo de tópicos se torna uma reunião.
| Estrutura | Tópico por reunião | Tópico por item |
|---|---|---|
| Reunião | Tópico | Tag |
| Item | Post | Tópico |
| Participação | Parágrafo | Post |
Se houver 7 itens de pauta e cinco pessoas tiverem um ponto significativo sobre um item, é assim que será o trabalho necessário:
| Trabalho necessário | Tópico por reunião | Tópico por item |
|---|---|---|
| Tópicos criados | 1 | 7 |
| Posts criados | 7 | 35 |
| Tags criadas | 0 | 1 |
De qualquer forma, pensei em fazer um post por opinião expressa. Isso faria com que uma reunião presencial parecesse uma reunião online resumida.
Então, em vez de posts como este:
Matthew:
20h20 Novo folheto
Peter apresentou o novo design.
John queria dobra em C em vez de dobra em Z.
James propôs uma votação.
A dobra em C foi decidida.
Poderíamos ter posts como este:
Matthew:
20h20 Novo folheto
Peter:
Apresentou o folheto
John:
Propõe dobra em C em vez de dobra em Z
James:
Propôs uma votação que foi aceita
Matthew:
Dobra em C aceita.
Matthew, como secretário (registrando as atas), poderia criar os posts originais e, depois, com as permissões apropriadas, alterar a propriedade de cada post para a pessoa que está a resumir.