Ich denke, der beabsichtigte Ablauf ist, ihnen die Gründe zu nennen, warum die Genehmigung nicht erteilt wurde, und sie zu ermutigen, sich erneut anzumelden und das Feedback zu berücksichtigen. Ich denke, es kann recht gut funktionieren, wenn man gutes Feedback zu dem gibt, was benötigt wird. Ein paar Vorlagen zur Hand zu haben, kann auch etwas Zeit sparen.