Да, шаблоны можно ограничить. Управление доступом осуществляется через настройки безопасности категорий.
Например, у меня есть категория «Шаблоны» для общих шаблонов (моя группа сотрудников и пользователи уровня TL4 могут создавать шаблоны, но использовать их могут все, кроме TL0).
А затем у меня есть подкатегория, доступная только сотрудникам, где они могут обмениваться шаблонами, связанными с модерацией.
Также есть раздел о приватных шаблонах в теме о плагине.
Необходимо включить настройку Discourse templates enable private templates. Я думаю, что для модераторов это не обязательно, но я бы настроил Discourse templates groups allowed private templates соответствующим образом. Затем вы выбираете тег, который должен помечать личные сообщения как шаблоны. Также есть настройка, определяющая, кто может помечать личные сообщения: PM tags allowed for groups. Если всё настроено, модератор может отправить себе личное сообщение, добавить тег, и оно станет его приватным шаблоном.