Ho un’organizzazione decentralizzata in cui ogni dipartimento ha piena autorità per stipulare partnership con altre organizzazioni. Abbiamo però bisogno di un modo per condividere informazioni sulle nostre relazioni con i partner tra i diversi dipartimenti, per garantire che il nostro approccio verso ciascun partner sia coerente, anche quando lo stesso partner interagisce con più dipartimenti.
Di solito, un’organizzazione utilizza un CRM e addestra il personale a registrare sempre chiamate e messaggi con qualsiasi partner aziendale. Tuttavia, desidero limitare il più possibile il numero di sistemi da utilizzare. Qualcuno ha personalizzato Discourse per utilizzarlo come un CRM leggero per i partner aziendali? E in tal caso, come?
La mia idea attuale è creare una categoria “Partner”, in cui ogni partner abbia un proprio argomento. La categoria avrà un modello di argomento che richiede informazioni su ciascun partner, inclusi i dipartimenti con cui è collegato. In questo modo, le persone dovranno sempre cercare prima un potenziale partner in quella categoria e leggere la nostra storia con lui prima di contattarlo, se sono interessati a stabilire una nuova relazione.
Tuttavia, sto faticando a rendere questo comportamento fluido e mi chiedo se esistano altre soluzioni potenziali che non ho ancora considerato. La nostra soluzione attuale è un foglio Google che ci permette di tracciare lo stato di ciascun partner nel nostro processo di partnership e di scorrere rapidamente l’elenco per assicurarci di tenere traccia di tutti. Possiamo anche filtrare per dipartimento, cosa di cui non sono sicuro di poter fare se passassimo a questo sistema.
È quello che pensavo anch’io. Potresti far sì che il dipartimento di insegnamento contrassegni i propri argomenti con il tag del dipartimento, in modo da poterli cercare per quel criterio. Potresti anche far sì che Discourse imponga la selezione di un tag.
È un po’ macchinoso, ma i sistemi CRM che ho (in qualche modo) visto sembrano tutti peggiori (lo dice il tizio che guadagna la vita con Discourse).
Come sistematizzate l’aggiornamento delle informazioni da parte delle persone? Ci sono pratiche che tutti seguono? E quali informazioni ci si aspetta di trovare nel topic e quali no?
Stavo valutando questa opzione, ma ogni dipartimento ha già la propria categoria, quindi sono molto riluttante ad avere esattamente gli stessi nomi sia come categorie che come tag. Mi chiedo se esista un modo per cercare i nomi delle categorie dei dipartimenti all’interno della categoria “partner” e generare un elenco di argomenti. Sto forse solo complicando le cose?
Puoi rendere “partner” un tag invece di una categoria? In questo caso, la differenza principale tra i due potrebbe essere che con i tag hai meno controllo sull’esperienza di atterraggio/navigazione nella pagina della categoria/tag e nelle liste di categorie/tag, ma nel tuo caso questo probabilmente non importa.
È sempre stato così, quindi tutti sanno dove cercare l’argomento con le informazioni su ciascun cliente e aggiornarlo quando necessario. C’è anche la seccatura di dover cercare in più posti per imparare qualcosa, e il desiderio di evitare questa seccatura funge da incentivo.
Oltre a quanto sopra, alcuni membri del team sono responsabili delle relazioni con i clienti; come community manager, aiutano a riorganizzare i post nella community nella posizione corretta, e loro fanno lo stesso.
In sostanza, è un’abitudine già consolidata, quindi è facile mantenerla.
Per noi non funzionerebbe, perché in tal caso l’argomento partner dovrebbe rientrare in una delle nostre categorie dipartimentali, mentre il punto è proprio che un partner potrebbe collaborare con più dipartimenti contemporaneamente. Credo che abbia senz’altro più senso avere una categoria separata per i partner.
Quali tag utilizzate? Faccio fatica soprattutto con l’idea di avere tag per i dipartimenti quando esistono già categorie dedicate ai dipartimenti. Sto anche valutando l’uso dei tag relativi allo stato del progetto per tracciare i partner dalla fase delle idee a quella di comprensione, ecc.
Buona idea. Quali sono le linee guida specifiche che applicate?
Deborah, leggendo la tua idea, che sembra buona, mi viene da suggerire di rendere il primo post un “post Wiki”. Per me avrebbe più senso avere tutte le informazioni di cui tutti hanno bisogno, aggiornate, nel primo post, piuttosto che dover leggere l’intero argomento (che col tempo può diventare lungo). Lasci l’argomento per la discussione e/o l’aggiunta di dettagli, riportando tutto ciò che è importante nel primo post. Devi solo implementare le procedure giuste per far funzionare questo sistema.
Nota: È esattamente così che lavora il team di Discourse qui su meta con alcuni argomenti. Sembra un buon modo di procedere.
Hmm, immagino che fondamentalmente, sì! Questo si chiamerebbe… una ricerca Non è vero?
(Cerca il nome del dipartimento che desideri limitando la ricerca alla categoria dei partner)
Utilizziamo un tag generale per contrassegnare i progetti dei clienti, e tutto rientra in una categoria aziendale più ampia.
Non imponiamo né applichiamo nulla nel senso tradizionale del termine. Siamo fortunati ad avere un team in cui tutti condividono valori simili, come una comunicazione corretta e un’organizzazione efficace delle informazioni. Quindi tutto funziona semplicemente.
Credo che questo sia dovuto al fatto che tutti i membri del team hanno avuto esperienza con le comunità, quindi comprendono la necessità di mantenere tutto correttamente ordinato e strutturato.
Non so se questo aiuti, ma abbiamo creato un’ontologia che ha ponderato le probabilità per un determinato insieme di esigenze o risultati specifici, permettendoci di utilizzare un sistema di tagging dei metadati come discusso da @JonathanShaw@pfaffman
Non è vero?