Our project currently does synchronous IRC-based daily (M-F) Scrum standups for people who:
Are currently hacking on the project, and
Are available at the designated time.
This is less than ideal for a global team for various reasons, so I’m trying to think of how to re-create something like Flock but using Discourse. (The less tools, the better!)
For those not familiar with the report, the standard items mentioned include:
What was done the previous day
Plans for the upcoming day
Any issues blocking the person from proceeding with their work
I’ve been thinking about how to use the following features to make it happen:
Dedicated sub-category
Auto-close topics after N hours for the sub-category
Category-based topic templates
Specifying content in URL’s to pre-populate topics
The problem seems to be conceptualizing how this should look. Should each person create a topic for each day they have a report to make? A topic for each day that everyone contributes to? Ideally, someone could just go to a standard link or URL to create their report with minimal clicks.
Is this interesting to anyone else who would like to brainstorm a way forward? Thanks in advance.
Seems like a topic per “stand up” with multiple replies, one from each team member, would work fine. Use a unique category and put a category template in so people have some idea of what info to include.
I personally dislike any “mandatory meeting every day” scheme as we try to keep mandatory meetings to an absolute minimum.
also wondering @downey. Our volunteer community have:
Slack for our Dev’s (as they are there for work anyway)
Discourse for the rest of the community, which i plan to sync with the main channel in Slack so the devs are more a part of the community
Trello for project management.
Timetreeapp for a team calendar.
Github for issues, coding, and often conversations occur here also
It is definitely not optimal spreading the team across so many platforms. By design Discourse is the central hub, and ways of bringing our team closer into it would be very useful.
Our main issue is being a community of volunteers. Devs want to remain on the platform they use as standard for work, getting them to switch proved difficult. syncing the main channels between the two seems the best middle-ground.
I’ll add to the mix that the Edgeryders community look to be using Discourse quite effectively for documentation, but that requires switching to the Categories view homepage, which would take away from the interaction on our forum. I’m looking now to see if there’s a way to combine the two views on the homepage so we can have our documentation on Discourse
You can do some charting with the Discourse Graphviz plugin, but we usually avoid that. I have not seen a kanban plugin yet, but it does sound like an interesting idea for a theme component or plugin.
At Discourse we do our project management very differently to the traditional sense. We kick off TODOs on our dev instance or just directly assign topics from meta. In our weekly calls managers and team leaders help prioritise stuff. We are always shipping features so there is not “deadline in 3 months” we are working towards.
Come lo usate esattamente o cosa intendete per “effimera”, rispettivamente. Chiedo perché abbiamo una licenza non privata come voi. Ora, la discussione è su cosa debba avvenire dove, quindi chat contro forum.
“Ci sono torte nella sala pausa” è effimero: una volta passato il giorno o finite le torte, nessuno ha bisogno di saperlo. Questo tipo di cose è molto meglio affidato a un prodotto di chat piuttosto che pubblicato su piattaforme come Discourse.
Qualsiasi cosa abbia un valore legittimo nel medio-lungo termine non è effimera, quindi pubblicala in un luogo dove puoi strutturare il contenuto per un facile accesso futuro.
Quindi, dopo oltre 4 anni, ecco un’istantanea di come il mio team utilizza Discourse per gli scrum quotidiani.
Contesto organizzativo
Un team di progetto che lavora su varie iniziative open source come “clienti esterni”, ma che fa parte di una grande organizzazione.
Questa organizzazione più ampia dispone dei propri strumenti proprietari per la documentazione, la gestione dei progetti, la chat (Slack) ecc., e storicamente non ha voluto passare a strumenti open source o condividere pubblicamente il lavoro dell’organizzazione.
Il lavoro di questo team deve rispettare sia (a) gli standard di reporting dell’organizzazione più ampia, sia (b) essere esposto al pubblico.
Contesto tecnico
Un forum Discourse per far interagire il lavoro del team con il pubblico e altre parti esterne.
Una categoria dedicata alla gestione dei progetti, leggibile da chiunque ma scrivibile solo dal team.
Una sottocategoria “Daily Standups” (Riunioni giornaliere) all’interno di quella, anch’essa scrivibile solo dal team, impostata per chiudere automaticamente i topic dopo 23 ore.
Abbiamo rinominato @discobot e ci siamo assicurati che avesse accesso alla categoria.
La soluzione (attuale, per ora)
Utilizzo riluttante di Zapier per l’automazione, poiché i plugin esistenti di Discourse o gli strumenti open source disponibili non erano ancora sufficienti.
Da lunedì a venerdì, Zapier crea un nuovo topic nella sottocategoria “Daily Standups” come utente bot, a un’ora prestabilita ogni giorno, utilizzando la data corrente nel titolo del topic.
Zapier invia promemoria su Slack (una funzionalità di Slack che consente di rimandare o chiudere i promemoria) a ciascun partecipante allo standup in un orario vicino all’inizio della sua giornata lavorativa, includendo un link all’URL specifico del topic dello standup del giorno.
Zapier monitora i post in quella categoria, filtrando tutto ciò che proviene dal bot, il primo post di ogni topic e escludendo anche la chiusura automatica che altrimenti verrebbe attivata. Il post viene riscritto in modo significativo utilizzando gli strumenti di Zapier per essere pubblicato in un canale Slack, imitando il formato usato dai membri di altri team, ma aggiungendo un link al post nella prima riga del messaggio Slack (che è la data generata automaticamente). Abbiamo dovuto farlo perché il plugin Chat Integration era troppo rumoroso con metadati aggiuntivi, infastidendo gli altri utenti di quel canale.
In un secondo momento, aggiungiamo manualmente la data al plugin Events, in modo che il report dello standup appaia sul /calendar principale insieme ad altre attività.
Ci assicuriamo che il plugin Chat Integration escluda (muti) questa categoria Standup, evitando di ripetere lo stesso standup in un’altra parte dello spazio di lavoro Slack in questione.
Lista dei desideri per Discourse
Cosa sarebbe fantastico un giorno, per non dover più usare Zapier:
Una pianificazione ricorrente di post automatici il cui testo possa essere modellato con variabili come la data.
Plugin Chat Integration: possibilità di modificare il modello di ciò che il plugin Chat Integration invia ai vari canali, in modo simile a quanto avviene con i modelli di posta elettronica.
Assign: consentire più assegnatari per un topic, impostare intervalli di promemoria per categoria e permettere che le assegnazioni vengano impostate tramite API o come parte del modello di creazione automatica sopra descritto.
