Faccio parte di un club che utilizza Discourse e abbiamo una categoria denominata Comitato.
Sto cercando consigli e suggerimenti per rendere più fluido il flusso dei nostri documenti di riunione e per concludere tutto entro l’orario previsto.
Ho pensato di utilizzare un tag come meetingagenda-aammgg, dove aammgg rappresenta la data,
con un argomento per ogni punto all’ordine del giorno.
Abbiamo un incontro asincrono quotidiano che avviene tramite un argomento creato automaticamente ogni giorno; questo potrebbe darti alcune idee:
Creiamo anche argomenti simili utilizzando Zapier, come descritto nel link sopra, per riunioni settimanali e bisettimanali, sfruttando le sue funzioni di calcolo delle date per inserire il numero della settimana ISO nelle riunioni settimanali, calcolare il giorno della prossima riunione, ecc.
Per le riunioni in diretta, utilizzando questi nuovi argomenti automatizzati, chiediamo alle persone di aggiungere gli elementi dell’ordine del giorno e qualsiasi altro documento necessario per la riunione, in modo da poter accedere direttamente all’argomento designato per tutti i materiali. Successivamente, pubblichiamo i riassunti/appunti della riunione nello stesso argomento dopo che si sono svolte.
Quella proposta originale sembra richiedere troppo lavoro.
La vostra
La struttura proposta comporta molto lavoro per ogni riunione.
- La vostra riunione è documentata in più parti, mentre la maggior parte di noi tratterebbe un’intera riunione come un unico documento.
- Dovete creare un tag specifico per ogni riunione semplicemente perché state suddividendo l’evento in argomenti separati.
- Probabilmente dovete comunque risolvere il problema dell’ordine degli argomenti dell’agenda e dei verbali in modo che riflettano la sequenza effettiva della discussione. Se avete bisogno di quella sequenza, dovrete probabilmente numerare o apporre un timestamp ai titoli degli argomenti.
- Anche la semplice revisione del resoconto della riunione per confermare l’accuratezza del verbale diventa un compito arduo. Devo accedere a diversi argomenti invece di scorrere semplicemente un unico argomento.
Il tag sembra troppo specifico:
- Considero uno sforzo inutile un tag che identifica un singolo evento specifico. Un tag che identifica un evento ricorrente è molto più utile, ad esempio un tag “Riunione”.
- Invece, il tag che suggerite potrebbe essere inserito nel titolo di ogni argomento e si potrebbe cercare quella specifica stringa.
- I tag funzionano generalmente meglio quando possono essere configurati in anticipo e utilizzati per molti argomenti nel corso della vita del forum.
- Se dimentico di aggiungere il tag corretto a un argomento, come farà qualcuno che non era presente alla riunione a sapere che quell’argomento manca?
- Il nome del tag dovrebbe iniziare con la data perché renderebbe più veloce la selezione e la creazione del tag dopo che è stato creato.
- Avete davvero bisogno del lungo prefisso “meeting agenda-” quando potrebbe essere semplicemente un gruppo di tag?
- Avete bisogno del testo etichetta del tag “agenda”? In tal caso, probabilmente avreste bisogno di un tag anche per le riunioni concluse.
La nostra
Abbiamo un argomento per la riunione:
- Prima della riunione è un’agenda.
- Dopo la riunione diventa il verbale.
Creiamo post all’interno dell’argomento per ogni punto discusso:
- La sequenza dei post corrisponde alla sequenza della discussione.
- Ogni discussione è un elenco di dichiarazioni che riassumono quanto detto da ciascuna persona, purché sia significativo e pertinente.
Per discussioni più ampie, spesso inseriamo collegamenti agli argomenti pertinenti o creiamo un nuovo argomento per continuare la discussione oltre la riunione.
Utilizziamo due gruppi di tag:
- Periodo, che è il numero dell’anno.
- Documento, che solitamente è
Teamper le riunioni di team, poiché non impediamo a nessun membro di partecipare alle riunioni del comitato.
Consideriamo come potremmo utilizzare i post
L’unità minima e discreta in Discourse è il post, quindi il modo in cui usate i post influenza il modo in cui usate gli argomenti. A margine, le citazioni fanno riferimento a un sottoinsieme di un post, ma non all’entrata originale.
Utilizziamo un post per ogni punto di discussione. La vostra proposta ha senso per me solo se intendete registrare ogni scambio tra i partecipanti come un post separato. In tal caso, il vostro argomento diventerebbe il punto di discussione e il vostro gruppo di argomenti diventerebbe una riunione.
| Struttura | Un argomento per riunione | Un argomento per punto |
|---|---|---|
| Riunione | Argomento | Tag |
| Punto | Post | Argomento |
| Partecipazione | Paragrafo | Post |
Se ci sono 7 punti all’ordine del giorno e cinque persone hanno un punto significativo su un punto, ecco quanto lavoro è necessario:
| Lavoro richiesto | Un argomento per riunione | Un argomento per punto |
|---|---|---|
| Argomenti creati | 1 | 7 |
| Post creati | 7 | 35 |
| Tag creati | 0 | 1 |
Comunque, ho pensato di fare un post per ogni opinione espressa. Questo renderebbe una riunione offline simile a una riunione online riassuntiva.
Quindi, invece di post come questo:
Matthew:
20.20 Nuova brochure
Peter ha presentato il nuovo design.
John voleva la piega a C invece di quella a Z.
James ha proposto una votazione.
È stata decisa la piega a C.
Potremmo avere post come questo:
Matthew:
20.20 Nuova brochure
Peter:
Ha presentato la brochure
John:
Propone la piega a C invece di quella a Z
James:
Ha proposto una votazione che è stata accettata
Matthew:
Piega a C accettata.
Matthew, in qualità di segretario (redattore del verbale), potrebbe creare i post originali e poi, con i privilegi appropriati, cambiare la proprietà di ciascun post alla persona che sta riassumendo.