من بين أمور أخرى، نستخدم منصة Discourse لإدارة أعمال اللجان. يريد منظم اجتماع متابعة 23 شخصًا من اجتماع حديث. ما هي الطريقة الأكثر فعالية للتعامل مع ذلك؟
لدينا قائمة بأسماء ومعلومات البريد الإلكتروني للمشاركين. إن نسخها ولصقها في Gmail يعمل، بطبيعة الحال، وهو خيارنا الاحتياطي. لكننا نرغب في تشجيع استخدام Discourse لهذا النوع من المناقشات. جميع المشاركين لديهم حسابات على Discourse بالفعل.
ماذا سيحدث إذا قمنا بلصق عناوين البريد الإلكتروني مباشرة في نافذة المستلمين؟ هل ستدرك منصة Discourse أن هؤلاء الأشخاص لديهم حسابات وتراسلهم بالطريقة المناسبة؟
(يمكنني إنشاء مجموعة، لكن هؤلاء الأشخاص اجتمعوا لهذا الاجتماع التخطيطي الواحد، ومن غير المرجح أن يجتمعوا مرة أخرى قريبًا بهذه الصيغة، لذا أود تجنب إنشاء مجموعة إذا أمكن.)
الحل الوحيد الآخر الذي أراه هو كتابة اسم كل شخص على حدة.
يرجى تصحيحي إذا كنت مخطئًا. إن نظام Discourse يتعرف على ذلك، لكنني أعتقد أنك تحتاج إلى تفعيل ميزة الرد عبر البريد الإلكتروني على الموقع. لست متأكدًا مما إذا كان هذا ينشئ رسالة خاصة على المنتدى أو يرسل بريدًا إلكترونيًا للمستخدم.
إذا أردت، يمكنك ببساطة إضافة الأسماء. لا ينبغي أن تضطر إلى كتابة اسم المستخدم بالكامل، حيث يعرض لك Discourse بعض الاقتراحات لما قد يكون اسم المستخدم.
هل منظم الاجتماع موظف؟ السماح لغير الموظفين بلصق عناوين البريد الإلكتروني وإجراء بحث قد ينتهك أمن المستخدمين الذين يحافظون على خصوصية عناوين بريدهم الإلكتروني (من الأعضاء الآخرين).
منظم الاجتماع هو مدير، وكان بحاجة ماسة لإرسال الرسالة أمس، لذا قام بإضافة جميع الأشخاص الـ 23 يدويًا (بإدخال أسماءهم وانتظار ظهور نافذة الحوار وما إلى ذلك). أنا متأكد من أنه لن يكون متحمسًا للقيام بذلك مرة أخرى، لذا فإن تحسين تجربة المستخدم في هذا المجال سيكون موضع ترحيب.
قليل من الخلفية: عادةً ما نمتلك بيانات الاجتماعات (الأسماء والبريد الإلكتروني) من تسجيل Zoom. نستخدم عادةً تكامل SendGrid مع Airtable لرسائل المتابعة (رابط التسجيل، الموارد المفيدة، إلخ). في هذه الحالة، أردنا إجراء محادثة متابعة لخطوات اتخاذ القرار بشأن شيء ما.
لذا، يمكن تعميم السؤال على النحو التالي: ما هي الطريقة الجيدة للانتقال من قائمة بالبريد الإلكتروني إلى رسالة خاصة في Connect (لتجنب استخدام البريد الإلكتروني كـ “منصة نقاش”)؟ في حالتنا، أي شخص يحتاج إلى القيام بذلك سيكون إما مديرًا أو شخصًا يتمتع بمسؤولية كافية في المؤسسة بحيث أكون سعيدًا بمنحه صلاحيات الموظفين. لذا، نأمل أن يكون هذا قد أزال المشكلة القانونية.
مزيد من الخلفية: عندما يسجل الأشخاص في موقعنا الإلكتروني، فإنهم يمنحوننا الموافقة على مشاركة عناوين بريدهم الإلكتروني مع أعضاء آخرين في اتحاد التعليم العالي لأغراض متابعة الفعاليات، وتطوير التعاونيات، وما إلى ذلك. أدركنا أثناء إعادة هيكلة عملياتنا للامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أن هذه حالات استخدام شائعة جدًا بالنسبة لنا، وقد طلبنا ذلك مسبقًا. ولكن من الواضح أن هذا لن يكون هو الحال في معظم مواقع Discourse.
نسخ أسماء المستخدمين، كما اقترح جيف، سيكون ميزة مفيدة، لكنها لن تفي بالغرض في حالتنا هذه.
