Bonjour ! Je contribue à la gestion d’un forum éducatif où nous disposons d’un groupe d’entraide permettant aux étudiants d’envoyer des messages aux membres du personnel pour des questions spécifiques liées à leurs devoirs.
Récemment, nous constatons que la plupart des messages de ce groupe sont archivés, ce qui les empêche d’apparaître dans la boîte de réception normale du groupe. Malgré l’infobulle « Archiver » indiquant « Déplacer le message vers votre archive », l’action archive le message pour l’ensemble du groupe.
Existe-t-il un moyen de désactiver l’archivage pour les messages de groupe ou de limiter cette action aux seuls membres du personnel ?
MODIFICATION : Pour plus de clarté, nous pensons que les membres du personnel archivent les messages après les avoir consultés ou y avoir répondu. Cependant, nous souhaiterions maintenir les fils de discussion ouverts afin que les 100 autres membres du personnel puissent toujours y accéder.
Peut-être souhaitez-vous une catégorie privée plutôt que la messagerie de groupe ? Je trouve que la messagerie de groupe est idéale pour un scénario de type service d’assistance, où les messages sont archivés une fois résolus.
Cela semble davantage relever d’un besoin de respecter une procédure pour traiter ces messages que d’un besoin de nouvelle fonctionnalité.
Nous utilisons ici des boîtes de réception de groupe pour gérer le support de nos clients d’hébergement et nous archivons lorsque un message a été traité. Cependant, ce message réapparaîtra dans la boîte de réception s’il y a une autre réponse.
J’ai quelques idées qui pourraient vous aider :
Les messages archivés continueront d’apparaître comme non lus pour tout utilisateur qui ne les a pas encore consultés. Un flux de travail possible serait de permettre aux utilisateurs de parcourir l’archive pour trouver les messages non lus.
Certains d’entre nous souhaitent rester informés de tout l’historique des messages, et l’une des façons de le faire est de régler la boîte de réception de groupe sur « En veille ». Cela vous notifiera de chaque message ajouté à ces sujets. Ensuite, chaque utilisateur peut utiliser l’onglet de notifications dans son profil utilisateur pour rattraper les sujets non lus.
Vous pourriez également explorer l’utilisation d’une catégorie privée, comme l’a suggéré @tobiaseigen.
Nous y avons pensé, mais les étudiants ne devraient pas pouvoir voir les messages d’aide publiés par d’autres étudiants (car ces types de publications contiennent souvent du contenu lié aux devoirs, qui ne peut pas être partagé). À ma connaissance, il n’existe aucun moyen de configurer une catégorie privée où les utilisateurs peuvent publier des sujets et voir leurs propres messages, sans pouvoir voir ou contribuer aux autres messages, sauf s’ils atteignent un certain niveau de confiance.
Je ne savais pas cela, merci !
Certains membres du personnel utilisent cette fonctionnalité (moi y compris), mais beaucoup sont moins actifs et choisissent un niveau de notification plus bas. Le problème d’archivage que nous rencontrons depuis peu n’est pas encore ancien, donc je ne suis pas certain de son impact sur le personnel avec un niveau de notification inférieur. Je vais essayer de m’informer
Je commence à mieux comprendre votre cas d’usage — il n’est pas si différent du mien. La principale différence réside dans le fait que notre équipe de support ne compte qu’environ cinq personnes (ce chiffre varie au cours de l’année selon les arrivées et départs), et que nous décourageons par ailleurs l’utilisation de la messagerie de groupe de Discourse pour tout le reste, y compris nos 150+ employés. Pour ceux-ci, nous utilisons des catégories privées. Nous invitons également certains collègues de temps à autre dans des messages pour obtenir de l’aide afin de répondre aux messages du support.
La raison en est que les gens ont tendance à confondre la messagerie de groupe de Discourse avec les e-mails — même si elles sont similaires, elles sont suffisamment différentes pour créer de la confusion et même une certaine frustration. Cela dit, la messagerie de groupe s’améliore et je comprends mieux son fonctionnement et ses avantages, donc peut-être qu’à un moment donné, nous étendrons son utilisation au sein de notre organisation.
Récemment, j’ai délégué le support à des collègues et changé mon propre niveau de notification de « surveillance » à « suivi ». La surveillance s’est révélée un peu trop intense : dès que plusieurs personnes répondent aux messages de groupe, vos notifications (et peut-être votre tête) risquent d’exploser.
Maintenant, je m’efforce de consulter la boîte de réception du groupe et l’archive une ou deux fois par jour, en cherchant le point bleu à côté des messages que je n’ai pas encore vus — cela fonctionne très bien. Je peux vérifier rapidement les messages et ajouter tout suivi nécessaire. Mes collègues peuvent me mentionner dans un message privé ou m’attribuer un message, auquel cas je peux répondre plus rapidement. Ils peuvent également ajouter d’autres personnes au message et leur demander de répondre.
Puisque vous avez plus de 100 personnes censées surveiller les messages de groupe, vous pourriez également leur demander de suivre les messages et de les rappeler à consulter l’archive.
Une autre idée serait de créer quelques groupes supplémentaires pour séparer les personnes qui assurent la plupart des réponses et de l’archivage. 100 personnes, c’est déjà beaucoup dans un seul groupe si vous souhaitez qu’elles se sentent responsables et engagées. Nous avons un groupe « tous les employés » de plus de 150 personnes, que nous utilisons vraiment uniquement pour les annonces et pour donner accès à quelques catégories privées.
