Hola 
y bienvenido a Discourse Meta 
Solo quiero reiterar lo que otros han dicho. Puedes lograr casi todo lo que has descrito a través de Mensajes Privados (PM) y etiquetas. Tengo una bandeja de entrada de trabajo personal configurada que hace esto. Tengo múltiples PM personales que funcionan como una página de portada para otros PM. Uso etiquetas como subcarpetas, pero aún mejor, porque algunas publicaciones pueden estar en más de una etiqueta. Tengo enlaces a lo que necesito en mis herramientas de PM personales de la bandeja de entrada en el menú personalizado de mi barra lateral.
Si tu foro tiene menos de 50 usuarios, claro que las categorías o subcategorías de usuarios serían manejables. Cualquier número mayor probablemente empezará a ser difícil de manejar.