You can now send a PM to an email address, even if the user does not exist on your site! Email addresses sent to in this way will become staged users, and will have full access to their PM history if they sign up for the site.
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But only if they have staged users enabled in the admin site settings.
I love this feature and look forward to using it.
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Yes! This is awesome. As a result of it I have started using Discourse with the Assigned plugin to manage my client todo list. Thanks, @nbianca!
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Sorry if this should be obvious, but I don’t seem to grasp the magnificence of this new feature. Could you say a few words about how exactly you are using it?
@pfaffman is probably talking about the whole package involving personal messages, staged users and assigned plugin. This particular topic talks about a feature that adds some magic to that by letting you send a PM to someone by email even if they are not yet signed up. It creates a staged user with that email address and they will then have full access to the PM history if they sign up later. That’s pretty cool.
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Yes, but what can you do with it? Do you have a use case?
I guess it means you can include anybody in a personal conversation on your forum? But will they subsequently receive all replies in that private topic?
I now found this:
but I’m still trying to grasp how it works in practice. Because if you are one person who wants to contact another person who is not a member, you might as well just send them an email, no? So the advantage is that (a) you can include the non-member in a conversation among several non-members (right?) and (b) even if it’s just yourself and the other, the advantage is that you are pulling them into the forum?
Sure - what you’re describing is possible. They will indeed get an email for all replies in that private topic. They can participate fully by email. If and when they join up later they will see the full history there in their messages. If they cc other people in a reply, it also creates staged users for them or includes them if they already exist.
For me, the opportunity is more in the ability to use discourse messages as a support portal or CRM. You just set up a discourse group with an email address and use that group to field inquiries and to manage them. With this feature you can also start the conversation yourself via discourse PM, without having to go to email. Because it’s all in discourse, you can work with your team to delegate who follows up etc etc. I believe the discourse @team group works this way now.
I don’t use it this way yet because there are still some quirks to messages (and group messages in particular) that I’d like to see resolved first. Also, PM tagging is on the roadmap and when that happens will make it easier to manage messages.
Another very real concern and reason to be careful with starting emails via PM is that the email looks like a discourse notification, and uses the discourse FROM email address for matching replies. For people not already signed up this will be unfamiliar, disconcerting and likely unwelcome.
There’s alot of magic here and it’s very exciting - but more testing by more people is going to be needed to work out the kinks and make sure it all works in a predictable way for everyone involved. So it’s good you’re raising these questions. I hope you also go test. 
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Yes, that was one of the uses I had in mind. Or rather, a specific variation of “customer management”: management of conference/workshop participants (in an academic context, but I guess it can be applied to any conference). My experience is that at the end of a workshop or smaller conference, there is often an urge to “keep in touch” and perhaps someone sets up an email list, or a group on Facebook or LinkedIn. So my idea was to setup that communication platform already before the conference even takes place and use it to communicate with participants (program updates, accomodation and transport tips, menu options and what not).
One of the many advantages of that is that if someone signs up late(r) all the information sent out previously is still there for them to go through (which doesn’t mean that people will look at it, though). Another is obviously that the organizing team can jointly handle those communications and incoming queries.
So that’s what I did earlier this year. I set up a discourse forum for my conference participants (or, if you wish: I organized a conference to start off my discourse forum 
). The problem is (was?), that I had to ask all participants to join the forum (or rather: to accept my invitation) and several people did not understand that, ignored it or forgot about it. So I had to remind them and I actually lost one participant who simply refused to sign up. 
So this new feature might help address that challenge, although it would mean that the communications would have to be limited to a single private topic (right?) and if someone replies to a message, everyone will get the reply (right?), which is precisely the kind of thing I was trying to avoid by using discourse (I used a restricted category with all participants were watching_first_post).
Another use case that just came to my mind was this: does this feature mean that I can basically use my (any!) discourse forum as my email client? In some email conversations I really miss discourse’s quoting feature… By using discourse PMs, my interlocutor will probably still use ordinary email, but at least I can quote with ease. 
But you are right with this, of course:
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Interesting. When that user signs up, do they count as invited users?
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They do not, no. There’s no way to directly correlate a staged user receiving an email and a signup.
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That is an interesting idea though cc @sam
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I am not against treating staged users like this as implicitly invited.
@techAPJ is working on the invite system, maybe he can investigate how complex this would be after he is done with the current round of changes.
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Ho provato a creare questo nuovo argomento collegato e ha detto “non sei autorizzato a visualizzare la risorsa”, non so perché, quindi lo metterò qui sotto.
Sono entusiasta di usare questa funzionalità in modo che io, in qualità di amministratore, possa invitare persone diverse a partecipare alle discussioni e sono anche un po’ preoccupato che se tutti sul sito possono invitare chi vogliono, allora sarà difficile mantenere la comunità semi-chiusa che desidero. Temo che ciò consentirebbe a chiunque di partecipare alla comunità (o almeno ai messaggi privati nella comunità ) e sovrascriverebbe i controlli che ho per questo.
C’è un modo per abilitare/disabilitare questa funzionalità per diversi gruppi? Ad esempio, consentire solo agli amministratori o allo staff di inviare messaggi privati a indirizzi email?
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Quali sono le impostazioni del tuo sito per mantenerlo privato? Hai attivato le approvazioni degli utenti? Temo che avremo bisogno di molti più dettagli sulle impostazioni del tuo sito…
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Ah, ho appena scoperto che c’è un’impostazione per questo nelle impostazioni dei livelli di fiducia, “fiducia minima per inviare messaggi email”:
Quindi penso di aver risolto il mio problema, grazie!
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(ah, ho trovato questo da solo mentre scrivevo questo, ma lo pubblicherò comunque)
Sono sempre stato affascinato dalle possibilità di sfruttare gli utenti “staged” per cercare di ottenere il coinvolgimento di persone che sai che non accederanno mai, ma che rispondono alle email. Ad esempio, nello spazio dei diritti umani e dello sviluppo internazionale ci sono così tanti leader di pensiero che non sono interessati ad apprendere nuove piattaforme o che sono semplicemente troppo impegnati per accedere ovunque o leggere e rispondere a riepiloghi via email da un gruppo di forum. Alla fine ho rinunciato e sono giunto alla conclusione che non vale la pena provarci troppo duramente perché aggira molte delle intenzioni alla base della piattaforma software di discussione, è una soluzione alternativa non supportata e può portare a risultati inaspettati.
Molto meglio usare il sistema di inviti, che è supportato e fornisce una notevole funzionalità potente per invitare persone e dare loro permessi di accesso a categorie sicure e inviarle direttamente a un argomento in cui si desidera che si impegnino. La configurazione di un account completo è rapida e semplice per l’invitato, e consente loro di partecipare più pienamente, direttamente tramite la piattaforma.
Detto questo, puoi usare min trust to send email messages per limitare chi è autorizzato a utilizzare questa funzionalità . Imposta questo valore su 4 (questo è il valore predefinito) e quindi non concedere questo livello di fiducia a nessuno tranne a coloro di cui ti fideresti per avviare PM a indirizzi email e creare utenti “staged”. TL4 ha comunque privilegi vicini al livello di moderatore, quindi chiunque abbia TL4 dovrebbe già essere un membro altamente fidato del tuo sito.
C’è anche l’impostazione admin allow changing staged user tracking che presumibilmente ti consente come amministratore di gestire le preferenze di notifica degli utenti “staged”. Non l’ho provata, ma se funziona come pubblicizzato, potresti creare i loro account “staged” inviando un PM al loro indirizzo email e quindi modificare le notifiche dell’utente “staged” in modo che stiano monitorando categorie o tag di cui desideri ricevere email e a cui poter rispondere. Quindi puoi persino consentire all’utente “staged” di avviare nuovi argomenti impostando l’indirizzo email della categoria e fornendoglielo.
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Ah, sì, avevo già trovato un’opzione ma non l’altra, e quindi apprezzo che tu me l’abbia fatta notare. Apprezzo anche la tua prospettiva sull’interazione via email rispetto all’interazione completa della community, poiché immagino che molte delle persone che potrebbero voler interagire con le community che costruisco o le persone con cui voglio che interagiscano potrebbero essere riluttanti a unirsi a una nuova piattaforma. Quindi sono felice di sentire del tuo percorso in merito.
Grazie!
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