You can now send a PM to an email address, even if the user does not exist on your site! Email addresses sent to in this way will become staged users, and will have full access to their PM history if they sign up for the site.
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But only if they have staged users enabled in the admin site settings.
I love this feature and look forward to using it.
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Yes! This is awesome. As a result of it I have started using Discourse with the Assigned plugin to manage my client todo list. Thanks, @nbianca!
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Sorry if this should be obvious, but I don’t seem to grasp the magnificence of this new feature. Could you say a few words about how exactly you are using it?
@pfaffman is probably talking about the whole package involving personal messages, staged users and assigned plugin. This particular topic talks about a feature that adds some magic to that by letting you send a PM to someone by email even if they are not yet signed up. It creates a staged user with that email address and they will then have full access to the PM history if they sign up later. That’s pretty cool.
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Yes, but what can you do with it? Do you have a use case?
I guess it means you can include anybody in a personal conversation on your forum? But will they subsequently receive all replies in that private topic?
I now found this:
but I’m still trying to grasp how it works in practice. Because if you are one person who wants to contact another person who is not a member, you might as well just send them an email, no? So the advantage is that (a) you can include the non-member in a conversation among several non-members (right?) and (b) even if it’s just yourself and the other, the advantage is that you are pulling them into the forum?
Sure - what you’re describing is possible. They will indeed get an email for all replies in that private topic. They can participate fully by email. If and when they join up later they will see the full history there in their messages. If they cc other people in a reply, it also creates staged users for them or includes them if they already exist.
For me, the opportunity is more in the ability to use discourse messages as a support portal or CRM. You just set up a discourse group with an email address and use that group to field inquiries and to manage them. With this feature you can also start the conversation yourself via discourse PM, without having to go to email. Because it’s all in discourse, you can work with your team to delegate who follows up etc etc. I believe the discourse @team group works this way now.
I don’t use it this way yet because there are still some quirks to messages (and group messages in particular) that I’d like to see resolved first. Also, PM tagging is on the roadmap and when that happens will make it easier to manage messages.
Another very real concern and reason to be careful with starting emails via PM is that the email looks like a discourse notification, and uses the discourse FROM email address for matching replies. For people not already signed up this will be unfamiliar, disconcerting and likely unwelcome.
There’s alot of magic here and it’s very exciting - but more testing by more people is going to be needed to work out the kinks and make sure it all works in a predictable way for everyone involved. So it’s good you’re raising these questions. I hope you also go test. 
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Yes, that was one of the uses I had in mind. Or rather, a specific variation of “customer management”: management of conference/workshop participants (in an academic context, but I guess it can be applied to any conference). My experience is that at the end of a workshop or smaller conference, there is often an urge to “keep in touch” and perhaps someone sets up an email list, or a group on Facebook or LinkedIn. So my idea was to setup that communication platform already before the conference even takes place and use it to communicate with participants (program updates, accomodation and transport tips, menu options and what not).
One of the many advantages of that is that if someone signs up late(r) all the information sent out previously is still there for them to go through (which doesn’t mean that people will look at it, though). Another is obviously that the organizing team can jointly handle those communications and incoming queries.
So that’s what I did earlier this year. I set up a discourse forum for my conference participants (or, if you wish: I organized a conference to start off my discourse forum 
). The problem is (was?), that I had to ask all participants to join the forum (or rather: to accept my invitation) and several people did not understand that, ignored it or forgot about it. So I had to remind them and I actually lost one participant who simply refused to sign up. 
So this new feature might help address that challenge, although it would mean that the communications would have to be limited to a single private topic (right?) and if someone replies to a message, everyone will get the reply (right?), which is precisely the kind of thing I was trying to avoid by using discourse (I used a restricted category with all participants were watching_first_post).
Another use case that just came to my mind was this: does this feature mean that I can basically use my (any!) discourse forum as my email client? In some email conversations I really miss discourse’s quoting feature… By using discourse PMs, my interlocutor will probably still use ordinary email, but at least I can quote with ease. 
But you are right with this, of course:
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Interesting. When that user signs up, do they count as invited users?
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They do not, no. There’s no way to directly correlate a staged user receiving an email and a signup.
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That is an interesting idea though cc @sam
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I am not against treating staged users like this as implicitly invited.
@techAPJ is working on the invite system, maybe he can investigate how complex this would be after he is done with the current round of changes.
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Tentei criar um novo tópico vinculado e recebi a mensagem “você não tem permissão para visualizar o recurso”, não tenho certeza do porquê, então vou colocá-lo abaixo.
Estou animado para usar este recurso para que eu, como administrador, possa convidar pessoas diferentes para participar das discussões e também estou um pouco preocupado que, se todos no site puderem convidar quem quiserem, será difícil manter a comunidade semi-fechada que eu quero. Preocupo-me que isso permita que qualquer pessoa participe da comunidade (ou pelo menos de MPs na comunidade) e substitua os controles que tenho para isso.
Existe alguma maneira de ativar/desativar este recurso para diferentes grupos? Por exemplo, permitir apenas que administradores ou funcionários enviem MPs para endereços de e-mail?
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Quais são as configurações do seu site para mantê-lo privado? Você tem aprovações de usuários ativadas? Receio que precisaremos de muito mais detalhes sobre as configurações do seu site.
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Ah, descobri que há uma configuração para isso nas configurações de níveis de confiança, “confiança mínima para enviar mensagens de e-mail”:
Então, acho que resolvi meu próprio problema, obrigado!
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(ah, entendi que você descobriu isso sozinho enquanto eu escrevia isso, mas postarei de qualquer maneira)
Sempre fiquei fascinado com as possibilidades de usar usuários “staged” (preparados/em espera) para tentar obter engajamento de pessoas que sabemos que nunca farão login, mas que respondem a e-mails. Por exemplo, no espaço de direitos humanos e desenvolvimento internacional, há tantos líderes de opinião que não estão interessados em aprender novas plataformas ou que estão simplesmente muito ocupados para fazer login em todos os lugares ou ler e responder a resumos por e-mail de vários fóruns. No final, desisti e cheguei à conclusão de que não vale a pena tentar muito, pois isso contorna muitas das intenções por trás da plataforma de software de discurso, é uma solução alternativa não suportada e pode levar a alguns resultados inesperados.
É muito melhor usar o sistema de convites, que é suportado e fornece bastante funcionalidade poderosa para convidar pessoas e dar-lhes permissões de acesso a categorias seguras e enviá-las diretamente para um tópico no qual você deseja que elas se envolvam. Configurar uma conta completa é rápido e fácil para o convidado, e permite que ele participe de forma mais completa, diretamente pela plataforma.
Dito isso, você pode usar a configuração min trust to send email messages (confiança mínima para enviar mensagens de e-mail) para limitar quem pode usar esse recurso. Defina isso para 4 (este é o padrão) e, em seguida, não conceda esse nível de confiança a ninguém, exceto àqueles em quem você confiaria para iniciar mensagens privadas para endereços de e-mail e criar usuários “staged”. O TL4 (nível de confiança 4) está perto das permissões de moderador de qualquer maneira, então qualquer pessoa com TL4 já deve ser um membro altamente confiável do seu site.
Há também a configuração de administrador allow changing staged user tracking (permitir alteração de rastreamento de usuário “staged”) que, supostamente, permite que você, como administrador, gerencie as preferências de notificação dos usuários “staged”. Eu não tentei, mas se isso funcionar como anunciado, você poderia criar as contas “staged” deles enviando um e-mail para o endereço deles e, em seguida, editar as notificações do usuário “staged” para que eles estejam acompanhando categorias ou tags sobre as quais você deseja que eles recebam e-mail e possam responder. Então, você pode até permitir que o usuário “staged” inicie novos tópicos configurando o endereço de e-mail da categoria e dando-o a eles.
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Ah, sim, eu já havia encontrado uma opção, mas não a outra, e por isso agradeço por você ter apontado isso. Também aprecio sua perspectiva sobre engajamento por e-mail versus engajamento completo da comunidade, pois imagino que muitas das pessoas que podem querer interagir com as comunidades que eu construo ou as pessoas com quem quero que elas interajam podem ter hesitação em ingressar em uma nova plataforma. Fico feliz em saber sobre sua jornada com isso.
Obrigado!
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